10 правил организации презентаций

10 правил организации презентаций

I. Презентация - это способ проведения официального делового мероприятия, но не прием. Ее суть -представление широкой общественности и партнерам своей фирмы или продукта, нового офиса или же очередного достижения компании.

II. Цели проведения презентации сугубо прагматичны - это развитие бизнеса, расширение круга партнеров, клиентов и т. п.

III. Для проведения презентации обязателен повод, который выбирают соответственно целям. Поводом могут служить: открытие нового офиса, ремонт старого, юбилеи, новые продукты и технологии и др.

IV. Для оповещения гостей о предстоящей презентации, времени и месте ее проведения, о ее теме используют письменные приглашения. Это - требование делового этикета.

V. Самая удобная форма - отпечатанные приглашения с просьбой подтвердить присутствие, так можно заранее узнать количество гостей.

VI. Официальная часть презентации длится не более 30—40 минут.

VII. Выступления должны соответствовать цели и теме презентации. Желательно сопроводить их демонстрацией образцов, фото- и видеоматериалов, слайдов и диаграмм.

VIII. После официальной части обязательно выделяют время для свободного общения участников, установления новых знакомств и контактов (незаменимый помощник - визитная карточка).

IX. В зависимости от ситуации и торжественности повода после официальной части презентации может быть организован какой-либо прием ^[18] («кофе-брейк», «фуршет», «бокал шампанского» или «коктейль»).

X. В особо торжественных случаях презентации завершают самыми респектабельными видами приемов - «официальным обедом» или «официальным ужином».

NOTA BENE

Ранее формат презентации использовался исключительно в научной сфере и в бизнес-процессах. Сейчас этот способ - представление общественности некоего продукта - активно используется и в светской жизни.

Например, это может быть презентация новой книги, фильма, картины, коллекции (справедливости ради надо отметить, что проводится она с той же определенной бизнес-задачей: обеспечить коммерческий успех новинки).

Конференции, посвященные научным (политическим, социальным) вопросам, своими формальными признаками сходны с презентациями:

• определен способ проведения официального делового мероприятия;

• имеется цель - представление достижений, их обсуждение, обмен информацией;

• имеется повод - заявленная к дискуссии тема;

• имеются приглашения или заявки к участию;

• проводится официальная часть;

• проводится торжественное завершение, прием.

Международная конференция - это свара с повесткой дня и протоколом.

Луи Террнуар