Превентивные меры, позволяющие предотвратить возможные неприятности

Превентивные меры, позволяющие предотвратить возможные неприятности

Чтобы минимизировать возможные неприятности от предстоящих проверок, следует заранее позаботиться о безопасности и по мере возможности «прикрыть» все имеющиеся на предприятии «узкие места».

К сожалению, многие предприятия пренебрегают элементарными правилами безопасности. Однако не стоит забывать, что если ваше предприятие окажется не готовым к встрече с проверяющими, то последствия для него могут быть очень печальными, если не сказать — катастрофическими: за многие виды нарушений российским законодательством предусмотрены очень суровые санкции. Конечно, очень хорошо, если ваше предприятие до настоящего момента миновали всякие внезапные проверки, налеты фискальных органов и т. п.; будем надеяться, что так будет и в дальнейшем. Но всегда нужно быть готовым к тому, что события пойдут совсем по иному, не такому благополучному сценарию — такая готовность поможет с честью и минимальными потерями выйти из любых затруднительных ситуаций.

В частности, рекомендуется иметь в офисе такой полезный аппарат, как уничтожитель бумаг. С его помощью можно оперативно уничтожить все бумаги и документы, которые могут представлять интерес для проверяющих: долговые и расчетные записи, ведомости по начислению и выплате «черной» заработной платы, записи по прочим выплатам, координаты «финансовых компаний», с которыми сотрудничает предприятие, и т. д. Уничтожитель бумаг должен быть из числа тех, которые превращают бумаги и документы в труху (в частности, нежелательно использовать уничтожители, разрезающие бумаги по полоскам, поскольку уничтоженные таким образом бумаги можно восстановить если не полностью, то хотя бы частично).

Если ваше предприятие ведет «черную» бухгалтерию, и ею занимается отдельный сотрудник, то для него рекомендуется оборудовать отдельное неприметное помещение, которое будет располагаться в стороне от других помещений фирмы. Это может быть, например, комната в самом конце коридора (например, возле лестницы «черного хода»), подальше от бухгалтерии, кабинета директора и финансового отдела, с табличкой на двери, на которой написано что-нибудь совершенно постороннее («Отдел по технике безопасности», «Комната приема пищи» и т. п.). В таком случае внезапно появившиеся проверяющие могут просто не обратить на нее внимание, что позволит сотруднику, ответственному за ведение «черной» бухгалтерии, своевременно уничтожить все компрометирующие материалы и принять другие необходимые меры безопасности.

Совет

Было бы очень неплохо, если бы помещение «черной» бухгалтерии имело два разных выхода: один — самый обыкновенный, как и у других помещений, другой — незаметный, ведущий куда-нибудь на лестницу «черного хода» или вообще прямо на улицу.

На некоторых предприятиях руководители периодически устраивают своеобразные тренинги, на которых каждый сотрудник отрабатывает линию поведения на случай внезапной проверки. В процессе тренинга все выглядит «по-настоящему»: на предприятие приходят злобные и агрессивно настроенные проверяющие, кричат «всем оставаться на своих местах!», проводят обыск во всех помещениях, грубо и бесцеремонно допрашивают сотрудников и т. д. В качестве проверяющих могут выступать, например, друзья и коллеги директора (такие же руководители предприятий) либо его знакомые из правоохранительных органов, либо работники соседнего офиса и т. п. Наиболее предпочтительный вариант — это, конечно, участие в тренинге работников фискальных органов (налоговой инспекции, отдела по борьбе с экономическими преступлениями, налоговой полиции и т. п.): в данном случае все будет выглядеть наиболее правдоподобно, следовательно — тренинг будет эффективным.

Совет

На компьютере сотрудника, который занимается ведением «черной» бухгалтерии, должна быть установлена программа, предназначенная для быстрого удаления информации с компьютера — это позволит в случае необходимости оперативно уничтожить все хранящиеся в компьютере компрометирующие материалы. Если же для удаления данных использовать традиционные методы (клавишу <F8>, сочетание клавиш <Shift>+<Delete>), то их впоследствии можно восстановить, и это очень хорошо умеют делать специальные службы в фискальных органах.

Если на расположенном в офисе принтере распечатывались «левые» документы (фальшивые накладные, фиктивные договоры и т. п.), а также поддельные печати и штампы — то при появлении в офисе проверяющих следует незамедлительно выбросить картридж из этого принтера. Дело в том, что проверяющие могут распечатать на принтере образцы, чтобы впоследствии сравнить их с изъятыми в офисе подозрительными документами. Образцом может быть произвольный текст: важно лишь то, что он будет распечатан на определенном принтере с помощью определенного картриджа, с характерным составом чернил, особенностями печати и иными признаками, позволяющими идентифицировать конкретный картридж принтера.

После этого выполняется экспертиза изъятых в офисе документов и полученных образцов, и сравниваются результаты. В итоге может случиться так, что, например, приходная накладная, подтверждающая приход на вашу фирму товарно-материальных ценностей от некоего поставщика, находящегося за пару тысяч километров, на самом деле распечатана (вместе с печатью этого поставщика) на принтере вашего же предприятия. Как говорится, без комментариев…

Кстати, иногда на «левых» документах за руководителей и иных должностных лиц несуществующих фирм расписываются сотрудники своего же предприятия (мол, какая разница, лишь бы подпись была). Учтите, что почерковедческая экспертиза все покажет с почти стопроцентной достоверностью: у всех сотрудников офиса будут взяты образцы почерка и сравнены с подписями на сомнительных документах. Опять же — может оказаться так, что на документе, выписанном от имени расположенной за несколько тысяч километров фирмы, за директора этой фирмы расписался сотрудник вашего предприятия. Как минимум, этому сотруднику придется отвечать за подделку документов.

Если вы виноваты. Как незаметно для контролеров устранить некоторые нарушения

Далее — несколько рекомендаций относительно того, как устранить некоторые допущенные в учете и отчетности нарушения и сделать их незаметными для контролеров.