Электронная почта

Электронная почта

Электронная почта сейчас стала одним из главных способов общения. Она применима как в деловой, так и в частной обстановке. Стиль общения зависит от статуса собеседников, продолжительности и частоты переписки.

Нормы использования электронной почты упрощаются и становятся более демократичными. Если раньше нетактичным было отправлять по электронной почте приглашения и сообщения о важном событии, то сегодня она все чаще используется для рассылки самой разной информации. Главное, чтобы собеседники общались вежливо и тактично.

Отправлять письма-соболезнования по электронной почте близким людям, знакомым и родственникам категорически не рекомендуется. Однако если вы случайно узнали об утрате в семье коллеги, с которым общаетесь редко, допустимо высказать свое сожаление в контексте письма.

При деловом общении составление электронного письма соответствует правилам, аналогичным принятому деловому стилю: письмо требует уважительного обращения к собеседнику по чину, имени и отчеству. В конце сообщения указывается должность и имя отправителя и адрес для ответа.

Популярна также электронная подпись, включающая ссылку на сайт фирмы и ее контакты. Такой стиль общения подразумевает соблюдение правил орфографии и пунктуации, не предполагает сокращений, опечаток и смайлов.

Частная или ежедневная переписка между хорошо знакомыми людьми менее формальна – достаточно поздороваться в начале дня и общаться в обычном разговорном стиле. Однако в этом случае рекомендуется предупредить собеседника, если вы заканчиваете беседу или должны отлучиться.

Использование кнопки «сообщить о прочтении» допустимо и в частной, и в деловой переписке, однако злоупотреблять ей и помечать каждое сообщение не стоит. Информацию о получении коммерческого предложения лучше сообщить по телефону, подобный ответ по электронной почте можно и пропустить.

Не дождавшись ответа по электронной почте, не забрасывайте собеседника повторными сообщениями или вопросами. Уточнить по электронной почте о получении сообщения достаточно один раз, возможно, ваши письма не доходят, попадают в папку со спамом или не привлекают внимания.

Общение с помощью программы Skype и в других электронных сетях является более кратким и прямым. Но даже в подобном упрощенном формате, отвечая на вопросы и общаясь с клиентами от имени организации, стоит придерживаться формальных норм: здороваться, обращаться на «вы».

Не отказывайтесь в электронной переписке от слов благодарности, не забудьте поблагодарить за присланную информацию.

Указание темы сообщения поможет собеседнику быстрее найти и идентифицировать ваше письмо. В переписке можно оставить тему вопроса, если вы хотите изменить тему – укажите это в строке.

Нетактично без надобности использовать знаки, сообщающие о важности письма, даже если для вас оно кажется важным. Сообщения, составленные только в нижнем или только в верхнем регистре трудночитаемы, соблюдайте правила письма.

Получив письмо по электронной почте, оцените, как скоро нужно ответить. В том случае, если вы заняты, вежливо сообщите о получении сообщения и примерной дате ответа: «Мы получили ваше сообщение и ответим в течение трех дней».

Электронная почта – хороший способ напомнить о себе, осведомиться о делах знакомого, однако не стоит закидывать занятого на работе человека письмами ежеминутно, так же как и отвлекать беспечными разговорами. Отправлять объяснение в любви по электронной почте не всегда удобно. Не получив ответ, вы не будете знать, получен ли отказ или просто произошел сбой связи. Назначать и отменять свидание по электронной почте можно в том случае, если вы уверены, что собеседница вам ответит.

Просматривать чужие письма невежливо, не стоит перегибаться через плечо коллеги в надежде изучить содержание его почтового ящика.

Не торопитесь использовать рабочий электронный адрес в личных целях. Службы компании имеют доступ к электронной почте сотрудников и могут проверить ваши отправления. Даже удаленные сообщения могут остаться в памяти отдела контроля вашей фирмы.

Будьте вежливы, не участвуйте в рассылке и пересылке спама и не передавайте электронные адреса третьим лицам.