Сортировка документов Основное правило: выбросите всё
Сортировка документов
Основное правило: выбросите всё
Как только вы покончите с упорядочиванием книг, пора переходить к документам. Речь идет, например, о полке для писем, которая переполнена конвертами; о школьных объявлениях, прилепленных на холодильник; о лежащем возле телефона приглашении на встречу одноклассников, на которую вы не пошли; о газетах, которые скопились на вашем столе за последние несколько дней. В доме есть несколько мест, где бумаги склонны накапливаться, как снежные сугробы.
Хотя общее мнение таково, что в доме обычно бывает гораздо меньше разных бумаг, чем в офисе, на самом деле это не так. Минимальное количество бумажного мусора, который обычно выбрасывают мои клиенты, составляет около двух 45-литровых мусорных мешков. На сегодняшний день максимальное количество составило 15 таких мешков. Я не раз слышала, что шредеры для бумаг, принадлежащие моим клиентам, просто задыхаются от работы. Крайне трудно сладить с таким огромным объемом бумаги, но время от времени мне попадаются удивительные клиенты, от чьих навыков обращения с документами у меня захватывает дух. Когда я спрашиваю: «Как вы ухитряетесь разбираться со своими бумагами?» – они дают мне очень подробные объяснения.
«Документы, связанные с детьми, отправляются в ту папку. А эта папка – хранилище для моих кулинарных рецептов. Журнальные вырезки кладу сюда, инструкции к электроприборам – в эту коробку…» Они классифицируют свои бумаги настолько подробно, что я порой теряю нить рассуждений уже на середине объяснения. Признаюсь, я терпеть не могу складывать бумажки! Я никогда не пользуюсь папками-скоросшивателями и не пишу ярлычков. Возможно, эта система лучше работает в офисной обстановке, где множество людей пользуется одними и теми же документами, но нет совершенно никакой необходимости использовать такую детальную систему документооборота у себя дома.
Мой основной принцип сортировки документов – выбросить их все. Мои клиенты лишаются дара речи, когда я это говорю, но нет ничего более раздражающего, чем бумаги. В конце концов, радости от них никакой, как бы тщательно вы их ни хранили. По этой причине я рекомендую выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.
Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники. Попытка разобрать эти бумаги кардинально замедлит темп вашего продвижения. Ограничьте себя поначалу разбором бумаг, которые не приносят вам радости, и закончите эту работу одним широким движением. Письма от друзей и любимых могут быть оставлены на то время, когда вы приметесь разбираться с предметами, имеющими сентиментальную ценность.
Когда вы покончите с теми бумагами, которые не приносят ни малейшего удовольствия, что следует сделать с теми, которые вы решили сохранить? Мой документальный метод крайне прост. Я разделяю их все на две категории: документы, которые нужно хранить, и документы, с которыми нужно разбираться. Хотя мой главный принцип – выбрасывать все бумаги, эти две – единственные категории, для которых я делаю исключение. Письма, требующие ответа, документы-анкеты, требующие заполнения, газета, которую вы намерены прочесть, – отведите специальный уголок для бумаг, с которыми необходимо разобраться. Позаботьтесь о том, чтобы все подобные документы хранились только в одном месте. Никогда не позволяйте им распространяться по остальным помещениям. Я рекомендую пользоваться вертикальным органайзером, в котором документы могут храниться стоя, и отвести для этого органайзера особое место. Все бумаги, требующие внимания, можно разместить в нем, не разделяя их.
Что касается документов, которые необходимо хранить, я подразделяю их соответственно частоте использования. Опять же способ, которым я их подразделяю, несложен. Я делю их на нечасто используемые и чаще используемые. В категорию нечасто используемых входят полисы страхования, гарантийные талоны и лицензии. Увы, их необходимо хранить автоматически, не принимая во внимание тот факт, что они не вызывают никакой радости. Поскольку вам практически никогда не придется пользоваться документами из этой категории, нет необходимости прилагать массу усилий к их хранению. Я рекомендую сложить их все в одну-единственную обычную прозрачную пластиковую папку, не заботясь об их дальнейшей классификации.
Другая подкатегория включает бумаги, которые вы будете доставать и просматривать чаще, например материалы по семинарам или вырезки из газет. Хранить их имеет смысл только в том случае, если можно легко получить к ним доступ и прочесть, поэтому я рекомендую вставлять их в прозрачные пластиковые файловые папки на манер книжных страниц. Эта категория – самая сложная из всех. Хотя бумаги, подобные этим, не являются насущной необходимостью, они имеют тенденцию множиться. Сокращение объема этой категории – главный принцип в упорядочивании ваших документов.
Документы организуются только по трем категориям: те, которые требуют внимания; те, которые следует сохранить (контрактные документы), и те, которые следовало бы хранить (иные). Главное – хранить все документы из одной категории в одном и том же контейнере или папке и намеренно воздерживаться от подразделения их на дальнейшие категории по содержанию. Иными словами, вам понадобится три контейнера или папки. Не забывайте, что контейнер под грифом «требует внимания» должен быть пустым. Если в нем есть документы, вы должны понимать, что у вас в жизни есть несделанные дела, которые требуют вашего внимания. Хотя мне никогда не удавалось полностью опустошить этот контейнер, это цель, к которой нам всем следует стремиться.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.