Плагины и расширения для Microsoft Outlook

Плагины и расширения для Microsoft Outlook

Довольно большое количество пользователей по всему миру работает с расширенной версией почтового клиента от Microsoft — Microsoft Outlook, входящего в пакет Microsoft Office. Несмотря на постоянное совершенствование продукта от версии к версии, сторонние разработчики выпускают массу интересных продуктов с функциями, отсутствующими в Microsoft Outlook.

Outlook 2003 Add-in: Personal Folders Backup

Используя Microsoft Outlook в повседневной работе, полезно время от времени производить резервное архивирование всех имеющихся персональных папок. По аналогии с Outlook Express, где все сообщения содержатся в файлах формата DBX, в Microsoft Outlook все персональные папки, включая Входящие, Контакты, Календарь и прочее, располагаются в PST-файлах. Плагин Personal Folders Backup предназначен для их резервного копирования на случай удаления или иных непорядков с основным файлом. Плагин работает в ручном режиме, при этом можно указать программе интервал периодичности напоминания об архивировании папок.

DeskTask

Стартовое окно Microsoft Outlook по умолчанию отображает текущие запланированные встречи, задачи и количество пришедших писем. Владеть информацией о текущем положении дел, указанных в Microsoft Outlook, можно только при его постоянной работе. Недавно произведенная утилита DeskTask (рис. 6.10) позволяет подключаться к Microsoft Outlook и отображать текущее состояние задач и встреч прямо на Рабочем столе.

Рис. 6.10. Окно настроек программы DeskTask

При этом не требуется постоянно держать Outlook в загруженном состоянии. На Рабочий стол выводятся данные из календаря за последние семь дней, а также незавершенные задачи (при активизации соответствующего параметра — и завершенные). Текст имеет прозрачный фон (доступно изменение типа и цвета шрифта) и может располагаться в любой части окна.

Mailinfo

При отправке электронных сообщений части пользователей требуется подтверждение от адресата факта получения и прочтения письма. Встроенные в Microsoft Outlook средства уведомления о получении и прочтении могут быть активны в данный момент времени либо неактивны.

Благодаря утилите Mailinfo почтовику можно присвоить дополнительные возможности статистики. Утилита работает следующим образом: в Личных папках появляется новая папка Sent(Mailinfo), которая хранит всю информацию о сообщениях, созданных с уведомлениями. Теперь при подготовке сообщения к нему прикрепляется электронный штамп, который информирует и получателя, и отправителя, что письмо послано с уведомлением. Как только адресат получит письмо, отправителю посылается соответствующее уведомление, отображаемое на экране в виде всплывающего окна, что даст знать пользователю, когда и кем была получена и прочитана исходящая корреспонденция. В любой момент функцию отправки писем с уведомлениями можно отключить и также быстро вновь активизировать работу утилиты.

E-mail Follow-Up

Еще больше расширить возможности ведения статистики отправки и получения корреспонденции поможет утилита E-mail Follow-Up. Эта программа позволит поставить под контроль саму процедуру отслеживания писем, на которые ответ не был получен вовремя либо которые вообще не были прочитаны.

После установки утилиты на панели инструментов Microsoft Outlook рядом с кнопкой Отправить появляются две новые Follow-Up и Произвольный Follow-Up — и сообщение отсылается нажатием одной из них. Кнопка Follow-Up отправляет письмо с настройками по умолчанию, идентифицируя любое входящее сообщение от получателя как ответ на текущее послание. Используя кнопку Произвольный Follow-Up, можно указать параметры отслеживания, необходимые пользователю в данном конкретном случае.

Благодаря гибкой настройке различных параметров все письма будут отслежены, а при превышении периода ожидания программа автоматически выдаст сообщение с напоминанием. Все исходящие письма заносятся в соответствующий календарь, записи из которого автоматически удаляются после получения ответа на сообщение.

Незарегистрированная версия утилиты работает 20 дней.

Attachment Enabler for Outlook

Почтовые вирусные эпидемии, когда-либо поражавшие компьютеры пользователей во всем мире, очень часто использовали для заражения примитивный способ — письма с вложениями, содержащими вирусы. Очень часто это были файлы форматов RAR или ZIP, и это далеко не единственные типы файлов, которые пользователи открывали по незнанию, мгновенно заражая свои компьютер.

Интуитивно понятная и простая в использовании утилита Attachment Enabler for Outlook призвана блокировать открытие различных вложений с файлами, расширения которых внесены в «черный» список. Главное окно программы отображает текущий список опасных и безопасных вложений. Программа содержит список (более 50 позиций) опасных расширений, который может быть увеличен пользователем. Можно также, выделив нужное расширение, перенести его в список безопасных и наоборот.

BxAutoZip for Outlook

Работая с электронной почтой, довольно часто приходится вместе с письмами отправлять различные дополнительные материалы в виде вложений. Для уменьшения общего размера письма вложения рекомендуется предварительно сжимать с помощью популярных архиваторов. Автоматизировать этот процесс может утилита bxAutoZip, работающая вместе с Microsoft Outlook и позволяющая создавать ZIP-архивы из вложений к создаваемым письмам, облегчая работу пользователя.

Фактически bxAutoZip представляет собой дополнительную кнопку, появляющуюся в окне создания сообщения. Ее нажатие автоматически сжимает все приложенные к письму файлы. Утилита может создавать как ZIP-архивы, так и самораспаковывающиеся архивы EXE. В настройках утилиты можно указать имя для создаваемого архива, а также типы файлов, которые не будут подвергнуты дополнительной компрессии (RAR, ZIP, ARJ и т.п.).

Пробный период программы не больше 30 дней.

Attachments Processor for Outlook

Суть плагина Attachments Compressor for Outlook состоит в регулировании всех операций, связанных с вложениями сообщений. Плагин автоматически архивирует вложенные файлы, если пользователь забыл это сделать (возможна архивация ZIP и создание самораспаковывающихся EXE-файлов), при этом можно самому выбрать, для каких размеров вложений требуется архивация.

Плагин также автоматически разархивирует вложенные файлы к входящим сообщениям. Если пользователь получает по почте EXE-файл, то плагин поможет снизить риск запуска потенциально опасного файла (например, вируса) и запакует такие файлы в ZIP-архив.

В случае, когда по почте передаются конфиденциальные данные, плагин предусматривает возможность установки пароля на архив. Можно уверенно констатировать, что данный продукт позволяет делать с вложениями абсолютно все, что требуется пользователю.

Незарегистрированная версия плагина функциональна 30 дней.

WebGrabber

Утилита применяется, когда необходимо экономить трафик либо если нет возможности работать с браузером и доступна только электронная почта. С помощью WebGrabber, работающей с Microsoft Outlook, можно получать различные новости и иную информацию с любого веб-адреса на свой электронный ящик. После установки программы в меню Действия появятся два пункта: Синхронизировать сайты и Настройка синхронизации, после чего пользователю не нужно будет самому посещать требуемые веб-узлы — программа будет автоматически считывать обновленную информацию и загружать в Outlook. Степень дальнейшей настройки программы полностью зависит от объемов получаемой информации. Изначально утилита содержит информацию почти о двух десятках сайтов, список которых можно дополнять вручную.

Contacts Verifier

Многим наверняка знакома ситуация, когда на отправленное письмо от почтового сервера приходит ответ о невозможности отправки сообщения в связи с отсутствием адреса получателя. Используя плагин Contacts Verifier, можно отслеживать актуальность почтовых адресов в папке Контакты Microsoft Outlook. Программа позволит оперативно проверить все контакты адресной книги, указав уже не существующие электронные адреса.

Суть проверки — в имитации отправки письма на проверяемый адрес. Получая от сервера, на котором зарегистрирована почта, подтверждение или опровержение об отсутствии ящика, плагин прекращает работу с этим контактом и корректно завершает сессию. Таким образом постепенно проверяется вся адресная книга, причем происходит это абсолютно незаметно для владельца проверяемого ящика.

После завершения проверки прямо в окне программы можно удалить несуществующие адреса и внести дополнительные изменения в список существующих контактов. Работа плагина возможна при прямом подключении к Сети или через прокси-сервер. Испытательный срок полноценной работы плагина — 15 дней.

Redirect for Outlook

Нередко в организациях, имеющих различные адреса электронной почты для каждого отдела или структуры, корреспонденция приходит на основной адрес. Принимающий почту сотрудник перенаправляет сообщения нужному адресату (чаще всего путем пересылки письма). Однако, во-первых, таким образом увеличивается объем трафика, а во-вторых, получатель не сразу увидит реального отправителя сообщения.

Плагин Redirect for Outlook предназначен для пересылки сообщений одному либо нескольким получателям, причем именно пересылки, а не повторной отправки письма. Сотрудник отдела получит послание в его оригинальном виде, в которой оно изначально попало в корпоративный ящик. При необходимости частого перенаправления писем на один и тот же адрес его можно указать в настройках плагина, после чего он будет подставляться автоматически. Возможно также восстановление писем после пересылки и помещение оригиналов в папку Удаленные.

Незарегистрированная версия функциональна 30 дней.

Duplicate Email Remover

Пользователь, работающий с электронной почтой, со временем сталкивается с проблемой появления дубликатов писем. Причинами могут быть подписка на одинаковые рассылки на разные почтовые ящики в различное время, копирование наиболее важных посланий, сбой при получении сообщений, вследствие чего одни и те же письма закачиваются дважды.

С помощью плагина Duplicate Email Remover можно легко найти, обработать и удалить дублирующиеся сообщения. Работает плагин в двух режимах: поиск дубликатов в одной указанной папке и поиск дубликатов, которые могут находиться в любых папках. Второй вариант предоставляет более широкие возможности поиска.

Весь процесс основан на работе мастера, в окне которого пользователю необходимо изначально указать режим поиска, после чего выбрать папки для сканирования и указать их приоритет при обработке. Это необходимо, чтобы при дальнейшем поиске плагин смог сопоставить, например, найденные дубликаты в папке Отправленные и Черновики и выбрать первую, имеющую больший приоритет для поиска, явно указывающий на наличие оригинала именно в этой папке.

Демонстрационная версия плагина работоспособна 30 дней.

Outlook Advanced Quoting Add-In

С ростом популярности почтовых рассылок появилась такая их разновидность, как почтовые конференции по обсуждению каких-либо тем. Пользователи получали огромное количество полезной информации, однако были вынуждены выискивать в письмах строчки с новыми заметками из-за специфики самих писем, в большинстве своем содержащих массовые цитирования.

В таких почтовых клиентах, как The Bat! и Thunderbird, строки с цитируемым содержанием выделяются цветом. Microsoft Outlook изначально не содержит такой функции, однако сможет выполнять эту операцию после установки плагина Outlook Advanced Quoting Add-In.

Плагин позволяет максимально эффективно упрощать чтение подобных писем. Настройки плагина доступны на вкладке Advanced Quoting (рис. 6.11), открывающейся командой Сервис?Параметры.

Рис. 6.11. Настройки программы Outlook Advanced Quoting Add-In

Общие настройки включают в себя изменение символов цитирования, установку формата заголовков, размер префикса цитирования. Используя кнопку Шаблоны, можно автоматизировать вставку стандартных фраз при написании и отправке сообщений.

Результаты использования плагина ощущаются после отправки первого же письма и получения ответа. Цветовая разбивка позволяет лучше воспринимать текст, соответственно тратится меньше времени на поиск новых данных.

В незарегистрированной версии в сообщения пользователя добавляется текстовый блок с предложением покупки программы.

HTML Email Archiver for Outlook

Время от времени Microsoft Outlook предлагает провести архивацию папок для уменьшения размера PST-файла. Благодаря использованию HTML Email Archiver — многофункциональной утилиты для архивации папок Microsoft Outlook в формат HTML и CHM — можно проводить архивацию с возможностью работы с папками и содержащимися в них письмами вне своего компьютера.

После установки программы на панели инструментов Microsoft Outlook появляется новая кнопка HTML Email Archiver, при щелчке на которой запускается мастер (интерфейс утилиты). В незарегистрированной версии программы имеется ограничение на количество архивируемых файлов (не более 100). Выбрав тип архива, нужно перейти в окно, где представлена вся структура папок Microsoft Outlook и где необходимо установить флажки для папок, информация из которых будет проанализирована и добавлена в архив.

Поскольку многие письма теоретически могут иметь вложения, закладка мастера предусматривает настройку параметров безопасности и выбор расширений для файлов вложений, которые не будут заблокированы при создании архива, и к ним можно будем получить полный доступ. Завершающая стадия — указание имени и места сохранения архива, а также количества сообщений, отображаемых на каждой странице, и последующая их компиляция.

Незарегистрированная версия программы полностью функциональна 30 дней.