Требования служебного этикета к деловому посланию
Требования служебного этикета к деловому посланию
I. Предпочтительно отправлять на хорошей бумаге любые послания: рабочие документы, предложения, приглашения и др.
II. Хорошим тоном в деловых отношениях считается наличие фирменных бланков и конвертов для деловой переписки.
III. На бланках размещают шапку письма: эмблему фирмы, ее полное название, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и телефаксов, банковские реквизиты, в некоторых случаях -некоторые данные главы организации.
IV. На фирменных конвертах отпечатывают свой почтовый индекс и адрес (тогда на бланках письма его указывать не нужно), этот знак предупредительности избавит партнеров от хлопот и ошибок в адресе.
V. Если вы обращаетесь в организацию впервые, необходимо представить свою фирму, обозначить ее цели и задачи (для этого хорош небольшой рекламный буклет), если возможно - представить рекомендации или ранние договоренности, сослаться на контакты.
VI. Хорошим тоном для начала отношений будут высланные комплекты визитных карточек (по 3—5 штук) тех своих сотрудников, с которыми предполагаются возможные дальнейшие контакты, например: директора, заместителей, бухгалтера, менеджеров и т. п.
VII. Необходимо также высылать подобные наборы карточек своим постоянным партнерам в случае, если в реквизитах вашей фирмы произошли изменения - адрес, номера телефонов, перестановки в штате сотрудников.
VIII. Дата в письме ставится под шапкой, обычно - справа. Слева - адрес и имя получателя. Ширину левого поля письма оставляют не менее 2 см.
IX. Форма послания должна соответствовать его содержанию, быть «человечной» - желательно избегать бюрократических оборотов и клише, соблюдать вежливость. Рекомендуется избегать переносов слов, ошибок, фамильярностей, жестких прямых отказов.
X. Если ваше письмо - продолжение переписки, его следует начинать с вежливой ссылки на полученное вами от адресата последнее послание.
XI. Завершать письмо следует словами благодарности и выражением надежд на будущие совместные дела.
XII. Обязательные формулы вежливости - «С уважением», «С почтением» и др. - пишут слева, выше подписи. Ручная подпись ставится сверху отпечатанной фамилии - обе слева. (Встречается еще и старый вариант, когда слева была печать, а справа - подпись, но он постепенно заменяется общеевропейской версией, подобно порядку надписей на почтовых конвертах.)
XIII. Пометка «private» («personal», «confidential») означает «лично в руки» адресата, без этих пометок письмо может быть вскрыто и прочитано замещающим лицом.
XIV. Сокращение «PP» (лат. per preceptum) перед подписью означает «по поручению» - оно ставится, когда письмо написано уполномоченным лицом, а не самим отправителем.
XV. Сокращение « P. S.» (лат. post scriptum - «после написанного») отмечает приписку, не связанную с основной темой письма. Этот знак не обозначает подпись или просьбу (как по недоразумению считают некоторые наши люди.).
Данный текст является ознакомительным фрагментом.