Деловые письма

Деловые письма

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление. Внешний вид делового письма, то есть конверт и бумага, на которой оно написано, должен быть безукоризненным. Иначе письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу.

Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Стандартное деловое письмо выполняется по следующей схеме:

Деловую переписку можно разделить на две категории: письма с предложениями продать (продукты, товары, услуги, заявление о приеме на работу и др.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и др.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и др.) можно отнести к производным от переписки первых двух категорий.

Стратегия и стиль таких писем различные. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, так как продать что-то всегда намного труднее, чем купить. Но в любом случае при написании всех типов писем следует руководствоваться английской формулой KISS — «Keep It Short and Simple» («Делай это кратко и просто»).

Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать!

Закончить письмо следует прямым указанием, что вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

Шрифт для деловых писем используйте стандартный, если это не поздравительное письмо (как правило, в программе Word это Times New Roman или Arial), с размером 12.Если письмо недлинное, то лучше избрать 14-й кегль, чтобы ваш адресат не напрягал глаза.

Слова «Вы», «Вам», «Ваше», «Вашему» пишутся с прописной буквы.

Ваше письмо, содержащее предложение о сотрудничестве, а также информацию о продуктах и услугах компании, должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз!

Перечислите достижения, преимущества вашей компании, ее продукта, сервиса (излагать это нужно честно, без излишних преувеличений, поскольку любую информацию в наши дни можно легко проверить).

Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта и услуг.

Укажите сегмент рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.

Далее следует конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и др.

Если вы прилагаете образцы продукта, объясните, какие это продукты из серии предлагаемых.

Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

На заманчивое предложение о сотрудничестве постарайтесь ответить по возможности срочно, если оно стоящее. Наверняка, его автор послал такие же письма вашим конкурентам.

Ответ может быть отрицательным или нейтральным (если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут принять окончательное решение). В любом случае письмо следует закончить вежливо.

Если вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.

Поблагодарите за письмо, указав продукты, товары, услуги и др., которые были предложены вашему вниманию.

Сообщите о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, проведенной в вашей компании.

Перечислите вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.

Предложите встречу с вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.

Выразите надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Цель запроса или требования — получить информацию, помощь или некое желательное для вас действие со стороны вашего адресата.

В начале письма дайте ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании.

Кратко представьте себя, свою фирму.

Объясните, почему вы пишете это письмо, изложите ваш интерес.

Объясните, что бы вы хотели получить от адресата.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на запрос или требование обычно пишется по такому плану.

Вначале сделайте ссылку на письмо с запросом.

Укажите ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.

Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.

Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и др.

Сообщите о вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.

Заключительная фраза может быть продолжением предыдущего абзаца.

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.

Сошлитесь на предыдущее письмо, по которому производился заказ продукта.

Повторите условия, на которых вы заказываете продукт, — цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.

Подтвердите заказ, указав, что бланк с заказом прилагается.

Предложите условия платежей.

Укажите сроки и условия доставки.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на письмо-заказ осуществляется по стандартному плану.

Выразите благодарность за заказ продукта.

Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров,

если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и др. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы — не просто выпустить пар, а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План такого письма можно представить в следующем виде.

Объясните, по какому поводу вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и др.).

Объясните ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и др.) и реальные обстоятельства.

В таких письмах допускается выражение чувств по поводу происшедшего, предположение причин, которые вызвали данную проблему.

Если это уместно, опишите ваши собственные действия при попытке решить проблему.

Потребуйте от компании, не выполнившей своих обязательств, разъяснений, компенсации за причиненный материальный ущерб, возмещения моральных издержек.

Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если ваши требования не будут удовлетворены.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу относится к трудным письмам, поскольку в нем следует дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.

Сошлитесь на письмо-жалобу.

Объясните, что вызвало проблему.

Перечислите ваши действия при попытке разрешить возникшую проблему немедленно.

Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобной ошибки в будущем.

В любом случае принесите извинения за принесенные неудобства.

Закончите письмо в оптимистическом тоне.

Цель сопроводительного письма к контракту чисто правовая. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество» или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, как и предыдущее, и имеет такое же правовое значение. Обычно условия прекращения контракта обсуждаются заранее и записываются специальным разделом в тексте контракта. Вид почтового отправления (заказное, экспресс-почта, курьерская доставка и др.) для сопроводительных писем к контракту обычно указан в контракте.

Письмо архиерею (епископу) можно начать словами: «Владыко, благословите» или «Ваше Преосвященство, благословите».

В официальной переписке придерживаются следующей формы.

При обращении к епископу (архиерею):

Его Преосвященству

Преосвященнейшему (имя),

епископу (название епархии)

Прошение

……………………………………………………………………….

При обращении к архиепископу (митрополиту):

Его Высокопреосвященству

Высокопреосвященнейшему (имя),

архиепископу (митрополиту)

(название епархии)

Прошение

……………………………………………………………………….

При обращении к патриарху:

Его Святейшеству

Святейшему Патриарху Московскому

и всея Руси

Кириллу

Прошение

……………………………………………………………………….

Заканчивают прошение или письмо обычно такими словами: «Испрашиваю молитв Вашего Преосвященства…»

Священники, находящиеся, по сути, на церковном послушании, пишут: «Смиренный послушник Вашего Преосвященства…»

Внизу листа ставят дату по старому и новому стилю с указанием святого, память которого Церковь чтит в этот день. Например: 5/18 июля. Прп. Сергия Радонежского.