39 ПРИЕМКА ПОСТАВЛЯЕМОЙ ПРОДУКЦИИ

План закупок должен исполняться в установленные сроки и с минимальными отклонениями своих параметров. Важную роль для реализации плана закупок играют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

Приемка продукции. В ходе приемки продукции необходимо удостовериться в том, что получен товар нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленное время, по заранее определенной цене. Для того чтобы достичь экономии времени, усилий и, соответственно, денег нужно позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были размещены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Чтобы избежать скопления транспорта на территории фирмы или у ворот склада, а также для экономии затрат труда на погрузочно—разгрузочных работах необходимо сформировать график поставок, согласованный со всеми поставщиками предприятия. Также необходимо, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды вспомогательных материалов – по мере необходимости. Такой подход позволит не отрывать рабочих основного производства для разгрузки незапланированно прибывшего транспорта.

Документальное оформление поставок. Механизм документооборота следует организовывать таким образом, чтобы можно было

правильно выполнять все операции, связанные с поставками товаров. При этом копия заказов должна направляться в подразделение—потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившей продукции.

Для проверки нужно использовать спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после того, как продукция подготовлена к отправке. В таком документе указываются номер заказа и время осуществления поставки. Поставленная партия товара должна содержать сопроводительное письмо, в котором должно подтверждаться, что эти товары предназначены для данного предприятия. Если поставщик пользуется услугами сторонних транспортных фирм, то в этом случае применяется документ доставщика. В данном документе указываются название и адрес отправителя, описание поставляемой продукции, количество мест, масса (вес) груза, особенности транспортировки, название фирмы доставщика.

Проверка качества и количества закупленных материальных ресурсов производится контролерами или специальными службами. Количество и качество закупленной продукции должно соответствовать предъявляемым требованиям, которые указываются в договорах на поставку и бланках заказов, спецификациях.