Переписка

Переписка

Правила, касающиеся официальных средств коммуникации, к примеру форма письменных приглашений, четко расписаны, и этим правилам требуется следовать очень точно. Но и неофициальные коммуникации – от телефонных разговоров до карточек с поздравлениями с Рождеством – также в определенной степени подчиняются определенным стандартам, хотя и существует много отклонений от общих правил, вполне допустимых, а порой и весьма полезных. Ниже приводятся основные требования к личным посланиям.

Основные формы письма. Форма написания писем в определенной степени зависит от формы и размера бумаги и от того, какие штампы должны разместиться на первом листе. В письмах к зарубежным партнерам следует соблюдать следующие правила.

Адрес и дата. Адрес отправителя следует написать не только на конверте, но и где-нибудь на самом послании, если только получатель не знает адрес настолько хорошо, что лишний раз писать его не имеет смысла. Напечатанный адрес может быть отделен пробелом и размещен вверху первой страницы. Обычно адрес пишут вверху справа, а ниже, после пробела, ставят дату, но и дата и адрес – как вместе, так и отдельно – могут быть помещены и на последней странице. Важно лишь не забыть указать дату и написать ее достаточно разборчиво. Можно вместо даты ставить день недели, к примеру «среда», но это не самый лучший выбор. Если штемпель неразборчив, а письмо по какой-либо причине задержалось, получателю остается только гадать, какая именно среда имелась в виду. Дату проще всего писать в форме «Март 12» или «Янв. 4, 1997» (сокращения месяцев допустимы только в личных письмах и посланиях). Избегайте таких форм, как 2/5/07, поскольку получатель может не понять – написано ли письмо 2 мая или же 5 февраля.

Начало и конец письма. Стандартным обращением, с которого начинается письмо, является «Дорогой Джордж». Использование слова «мой» перед обращением имеет особый смысл. Как это ни странно кажется на первый взгляд, но «Мой дорогой мистер Смит» считается более официальным и холодным обращением, чем «Дорогой мистер Смит». «Мой» может быть использовано только по отношению к постороннему или к кому-либо, знакомство с кем поверхностно или носит крайне официальный характер.

Для личных писем существует большой выбор завершающих слов. Чаще всего используются следующие слова, приводимые в порядке возрастания близости отношений: «Искренне ваш», «С любовью» и т. д. Слова «С преданностью», «С выражением величайшей благодарности» бывают полезны, когда их применяют к месту, а «Как всегда» может быть как выражением особенной нежности, так и выражением снисходительного терпения – в зависимости от содержания письма.

«Сердечно» употреблять можно, но такое завершение для некоторых выглядит несколько снисходительным, и его не следует использовать более молодому человеку по отношению к лицу много его старше.

Слова «С уважением» следует избегать, поскольку оно уместно лишь в небольшом числе случаев.

Пунктуация. В напечатанных на машинке письмах следом за приветствием в посланиях личного характера следует запятая (не двоеточие, точка с запятой или тире). В письмах же, написанных от руки, правильным считается как употребление запятой, так и тире.

Последовательность страниц. Этот вопрос не очень важен; номера страниц проставляются только в том случае, если страницы могут быть перепутаны.

Печатание и писание. В последние годы характер личной корреспонденции сильно изменился, сейчас большинство писем не пишутся от руки, а печатаются.

Но и в наши дни правила требуют письменного ответа на официальное приглашение третьего лица. Подпись от руки должна обязательно стоять на всех приглашениях на общественные официальные мероприятия и на отпечатанных карточках, вкладываемых в конверт. Послания от руки определенно легче сделать, если послание кратко или если ответ на приглашение содержит всего несколько слов. Все еще принято, хотя в наши дни это абсолютно необязательно, писать от руки извинения и выражения соболезнования.

Написанное от руки должно быть в первую очередь разборчивым, как в самом письме, так и на конверте. Каракули, которые трудно разобрать, свидетельствуют о спешке и неаккуратности, что само по себе указывает на недостаток хороших манер. Буквы, которые имеют какой-то особо изысканный вид, украшают письмо, но желание детей писать чересчур большие заглавные буквы, вырисовывать длинные петли, ставить кружки вместо точек лучше всего пресекать, пока такая форма письма не превратилась в привычку.

Опасная почта. Письма могут нести в себе угрозу. Часто пишущий не замечает того, что его слова могут иметь и иной смысл, чем тот, который он вкладывал; а читающий видит именно этот иной смысл. По любовным письмам часто можно сделать вывод о большей близости, чем это было на самом деле. Поскольку любое письмо может попасть в чужие руки, следует помнить следующее старое доброе правило: не пишите ничего, что, будучи прочитанным третьим лицом, могло бы повредить репутации женщины или кого-либо еще, кто упоминается в этом письме.

Опасно отправлять письмо, написанное в приступе гнева. Но тем не менее напишите его – и подождите день, не запечатывая письмо в конверт, поскольку за этот день вам могут принести извинения или же объяснить причину своих действий. Если же вы пошлете письмо сразу, то, когда вам захочется наладить отношения, вы можете этого и не добиться.

Личные письма. Личные письма, посланные по деловому адресу, следует помечать «Личное», что служит указанием секретарю, что это письмо не следует вскрывать в офисе; его должен читать только сам получатель. Однако нарушением этикета является отправка по домашнему адресу письма с пометкой «Личное», поскольку это слово содержит оскорбительный намек на то, что члены семьи получателя письма вскрывают его почту.

Почтовые карточки. При заполнении почтовых карточек следует руководствоваться теми же правилами, что и при написании имен и адресов. Во всех прочих отношениях в почтовой карточке можно писать что угодно и как угодно – лишь бы только это не привело в замешательство получателя, а также почтальона, горничную и прочих, поскольку содержание почтовой карточки может узнать каждый. Начинать свое послание с обращения не обязательно, хотя, конечно, оно может быть использовано. Неплохо проставить на карточке дату, поскольку почтовые штемпели часто смазаны или неразборчивы. Не обязательно и подписывать карточку, если получатель знает, от кого послание, однако все же лучше проставить свое имя или инициалы. Многие путешественники озадачивают своих друзей, посылая им почтовые открытки из разных мест с одной лишь надписью типа «Я хотел бы, чтобы ты побывал здесь» и подписывая письмо только одним инициалом или каким-либо распространенным именем вроде «Таня», «Дима».

Чтение чужой почты. Письмо является частной собственностью человека, которому адресовано: распечатывание письма постороннего человека или же чтение уже извлеченного из конверта рассматривается как такое же вторжение в чужую жизнь, как и открывание двери в частную квартиру без стука.

Почтовый индекс. Почтовый индекс является частью каждого адреса, и его следует использовать в любой почте – как официальной, так и неофициальной.

Деловая корреспонденция. Трудно найти человека, которому не приходилось бы посылать деловые письма. Ниже мы приводим основные правила, которыми надлежит руководствоваться каждому человеку, не занятому непосредственно в сфере бизнеса, но которому время от времени приходится заниматься деловой корреспонденцией.

Сокращения в адресах. Следующие правила определяют использование сокращений в адресах на конверте, в начале письма и в самом письме, – а также на всех напечатанных или написанных от руки приглашениях и объявлениях.

Города. На любой своей корреспонденции не сокращайте названия городов. В этом правиле нет исключений. Не используйте слово «город» вместо полного названия города, чтобы указать, что адресат письма находится в том же городе, что и отправитель.

Страны. Не сокращайте названия стран – как в деловой, так и в любой прочей корреспонденции – с одним исключением: вместо «United States of America» правильно употреблять «USA» (но не «US»). Замечание: название страны пишется на конверте заглавными буквами «ITALY» (но не «Italy»).

Имена людей и названия фирм. Название корпорации, организации или фирмы должно быть напечатано точно так, как напечатано в верхней части их писем. Если фирма использует вместо «and» амперсанд (&), то следует ставить именно его, если вместо «Corporation» используется «Corp.», то следует точно повторить это написание.

Не сокращайте имя человека ни на конверте, ни в самом письме.

Числа. Для обозначения номеров домов и комнат используйте только цифры, не используйте знак номера в любой части адреса.

Всегда пишите буквами название улиц (авеню, бульваров и так далее), которые содержат числительные; это правило распространяется только на числа от одного до десяти включительно.

Конфиденциальное письмо. Крайне раздражает (и весьма мало помогает), когда работники рекламных служб ставят на свои письма гриф «Конфиденциально» или «Лично» для того, чтобы их письмо получило особое внимание.

Слово «конфиденциально» следует использовать, когда деловой вопрос по какой-либо причине выделяется из обычной деловой почты. Это слово следует правильно размещать на конверте, писать заглавными буквами и подчеркивать. На конверте это слово пишется выше имени адресата, непосредственно же в письме это слово помещается в центре под главным адресом, но выше приветствия. Слово «личное» по понятным причинам ставится только на конверте.

Даты. Дата на продиктованном письме должна соответствовать времени диктовки стенографистке, но не дате, когда письмо было перепечатано.

Дата ставится на отдельной строке. Иногда дату размещают в конце письма, слева, однако обычным местом является верхняя часть письма, где дата проставляется и в центре, и впритык к правому или левому краю. Чтобы дата выделялась отчетливо, она должна стоять по крайней мере через две пустых строки от заголовка письма. Официальный деловой стиль требует, чтобы название месяца не сокращалось.

Складывание и вложение письма. Для того чтобы письмо не оказалось разрезанным, когда отрезается край письма, лист следует складывать лишь по горизонтали (и правильнее всего – когда верхняя часть письма располагается около передней части конверта). Когда используется лист, который требуется согнуть и по горизонтали, и по вертикали, постарайтесь, чтобы конверт не заполнил по длине все письмо. Правильная процедура заключается в том, что сначала загибается нижняя часть – примерно на одну треть снизу; затем загибается верхний край, причем второй сгиб размещается примерно на расстоянии в полдюйма от первого. Вкладывать письмо в конверт следует таким образом, чтобы, разрезая верхнюю часть письма, нож для писем не разрезал само письмо.

Оформление писем. Адрес на конверте следует повторить на самом письме, поскольку он содержит полное имя, титул (если такой есть) и адрес фирмы, – и это помогает избежать возможных недоразумений. Название города, штата и почтовый индекс обычно печатаются на одной строке – ради компактности и лучшего вида. За этой строкой идут две пустые, затем – приветствие.

После каждого абзаца следует оставлять пустую строку, чтобы письмо было легче читать. Абзацы можно начинать либо с отступа, либо с левого края без отступа. Последний способ называется «блоковым стилем».

Трудно дать твердые правила относительно пропуска строк. Выбор стиля зависит от нескольких факторов. Среди них – форма организации верхней части письма, размер и форма бумаги и размер букв печатающего устройства.

Важно помнить о виде письма в целом и, исходя из этого, печатать текст таким образом, чтобы поля выглядели привлекательно.

Особые письма. Среди используемых в наши дни в деловой жизни десятков разновидностей писем некоторые требуют особого упоминания, поскольку они имеют определенные особенности.

Представления. Тогда как в обычной жизни просить о письме для представления не принято, в деловых отношениях просьба о представлении является распространенной и вполне допустимой практикой. Однако подобными просьбами не следует злоупотреблять, поскольку получатель письма вынуждается предпринять определенные действия, и по этой причине написавший письмо в какой-то мере оказывается в долгу. При обычных обстоятельствах в письме для представления не отказывают; если же такую просьбу выполнить трудно, чтобы не поставить просителя в неудобное положение, требуется какое-либо объяснение отказа, к примеру: «Прошу меня извинить, но мое знакомство с ним так коротко, что письмо о представлении от кого-либо другого послужит вашей цели много успешней».

Главные правила относительно писем с представлением следующие:

1. Четко объясните причины для представления, чтобы получатель письма знал, что от него требуется.

2. Не запечатывайте письмо до того, как вручите его человеку, который должен быть представлен. Он сам запечатывает письмо сразу по получении, не читая, если только его об этом не попросят. Как правило, запросивший письмо о представлении отправляет его вместе с сопроводительным письмом, в котором объясняет, где его можно видеть или каким образом с ним можно договориться по телефону о деловом свидании. Эта процедура выглядит более по-деловому, чем личное вручение письма, она дает адресату возможность еще до личной встречи обдумать, что от него ожидают.

Правила вежливости требуют, чтобы автор письма сообщил о нем адресату по телефону, возможно объясняя причину представления более подробно.

3. Часто для автора письма удобнее всего послать письмо с представлением непосредственно адресату. В этом случае автор всегда уведомляет человека, которого он хочет представить, что письмо послано, часто отсылая ему копию письма.

4. Человек, сделавший запрос о представлении, обязательно должен поблагодарить за такое письмо. Эта благодарность не зависит от того, оказалось ли это письмо полезно или нет. Представленный должен сообщить о результате (или отсутствии такового) и выразить свою признательность автору. Также он должен направить благодарность человеку, которому был представлен, за предоставленное время, даже если беседа не принесла результата.

Рекомендации. Почти любое лицо, занимающее высокий пост в деловом мире, рано или поздно сталкивается с просьбой написать рекомендательное письмо. Иногда увольняющийся работник просит такое письмо, чтобы предъявить его при найме на другую работу. Иногда с такой же просьбой обращается потенциальный работодатель уволившегося для того, чтобы узнать о характере кандидата и о его деловых качествах.

На рекомендательном письме следует проставить дату, оно должно содержать полное имя работника, название его должности, содержать информацию, насколько работник соответствовал этой должности, и объяснение причины его увольнения.

Еще одной важной особенностью рекомендательного письма является полная честность как работника, так и предполагаемого работодателя. Следует помнить, что от этих рекомендаций зависит судьба человека и потому причины недовольства им следует указывать намеком, а не прямой констатацией, поскольку всегда существует вероятность, что какой-то недостаток данного человека в глазах одного работодателя не является недостатком для другого. С другой стороны, нанимая нового человека, работодатель рискует своими деньгами, временем и деловой репутацией, и нечестно писать письмо, которое создаст неправильное впечатление о компетентности и надежности работника.

Ниже приводятся примеры рекомендательных писем.

Дата

Чарльз Смит работал в данной фирме помощником владельца магазина на протяжении последних трех лет. Он покинул магазин по собственной воле, поскольку не имел на данном месте возможности роста по своей специальности. Мы расстались с ним с сожалением. Мы желаем ему самого лучшего и квалифицируем его как приятного в общении, добросовестного, усердного и надежного члена персонала.

(Вышеприведенная рекомендация, изложенная в краткой форме, является недобросовестной.)

Дата

Чарльз Смит служил помощником владельца магазина в данной фирме на протяжении последних четырнадцати месяцев. Его работа была превосходной, и мы считаем его исполнительным, надежным и добросовестным человеком. Я был бы рад помочь ему, ответив на любой вопрос, который его будущий работодатель пожелал бы задать.

Эта рекомендация носит добросовестный характер, поскольку в ней отсутствует причина, по которой уволен мистер Смит, – и это указывает на некоторое недовольство, которое автор рекомендации считает лучше всего – и более честно – объяснить возможному работодателю лично, не вдаваясь в детали в носящем общий характер рекомендательном письме.

Отказы. Для большинства людей легче написать запрашиваемое письмо, чем отказать в выполнении просьбы. Ниже приводятся общие правила, которые делают такие письма более легкими для их написания.

1. Важнее всего подавить желание отложить на более поздний срок эту неприятную задачу. Задержка только ухудшит положение человека, который просит об одолжении и мучается неизвестностью. Даже плохие новости следует отсылать как можно быстрее, но с соответствующими выражениями сожаления.

2. Пишите письмо достаточно подробно, чтобы показать получателю письма, что его просьба изучена серьезно и непредвзято.

3. Объясните правила компании и другие причины, которые диктуют необходимость отказа.

4. Предложите, если только это возможно, другое решение.

Подписи. Подписи на деловых письмах имеют две части: имя, написанное от руки, и расположенное рядом напечатанное полное имя.

Полное имя автора письма печатается под пустой строкой, оставленной для его подписи. При ответе на письмо следует указывать в адресе имя именно в этом виде – независимо от того, как выглядит сама подпись.

Когда человек пишет от лица своей компании, то название фирмы, если оно используется в подписи, пишется первым, заглавными буквами. Затем оставляется пустая строка для росписи. За пустой строкой идет имя данного человека.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.