Делопроизводство

Организация делопроизводства

Обеспечить высокую эффективность деятельности – значит, не нести лишних расходов, не терять ни одного заказа, ни одного клиента, использовать малейшие возможности для развития сбыта, не пренебрегать малыми суммами ни в доходах, ни в расходах, создать в коллективе атмосферу сотрудничества, обеспечить дисциплину в выполнении каждой операции.

Четкая и красивая документация – лицо фирмы. Организуйте правильное делопроизводство, регистрацию входящих и исходящих документов, ведение картотек клиентов и деловых партнеров, журналов учета приказов, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, инструктажа по технике безопасности и т. д., ведение картотек, компьютеризацию учета движения запасных частей, расчета цен и подготовки прейскурантов, счетов, накладных, статистики, баз данных о клиентах, партнерах, анализа и прогноза спроса. Компьютеризация жизненно важна, если есть намерения расширять бизнес. Компьютерная обработка говорит клиентам о солидности и намерениях долго работать на рынке. Освоение компьютерных систем занимает не менее года, поэтому чем раньше начать, тем быстрее будет отдача. Лучшим аргументом в пользу компьютеров служит тот факт, что сейчас у нас, как и за рубежом, стоимость современной оргтехники стала ниже стоимости содержания сотрудников.

Печатайте исходящие документы на лазерном или струйном принтере. Красивый шрифт требует и грамотного языка, и уважительной интонации писем, т. е. приучает персонал к ответственному отношению к документам. Высылайте коммерческие предложения и рекламу возможным партнерам почтой, избегайте использования факса. Во-первых, качество передачи при наших линиях связи в большинстве случаев плохое и документ выглядит несолидно. Во-вторых, фактически вы вынуждаете частично оплачивать факс и адресата (расходуется его бумага) без его согласия, что невежливо. Кстати, настройте ваш факс так, чтобы при автоприеме он срабатывал с первого-второго звонка, тогда передающему не придется ждать шести гудков.

Предприятиям, имеющим телетайп, особенно в глубинке, целесообразно посылать предложения и рекламу телетайпом. Качество передачи нормальное. Телефаксы в глубинку передаются хуже всего.

Высылайте только оригиналы писем с “живой” подписью руководителя.

Электронная почта быстрее доставляет информацию, но ее использование не всегда эффективно по следующим причинам:

♦ чаще всего электронную почту просматривает секретарь и она же решает – что распечатать для руководителя, а что нет – поэтому много писем просто не доходят до нужных лиц, так как квалификация секретарей в большинстве случаев недостаточна для правильного решения;

♦ объемы электронных почтовых ящиков чаще всего ограничены 2 мб и, если секретарь долго не заглядывала в ящик, то он может быть заполнен до отказа и не принимать новых сообщений;

♦ пока еще мало фирм, которые выделяют каждому ответственному сотруднику отдельный электронный почтовый адрес, чтобы он сам отправлял и принимал почту.

♦ рекламных электронных писем и “спама” на все фирмы поступает слишком много, они раздражают и, если при первом взгляде письмо оценивается как рекламное, оно тут же уничтожается – если вы неудачно начали письмо, нет шансов на то, что его прочтут.

Всегда отвечайте на письма и другие обращения. Деловая этика требует, чтобы на срочные запросы отвечали в течение суток, на обычные – в течение недели. Если вы в этот срок не укладываетесь, направьте промежуточное сообщение, указав, когда сможете ответить по существу.

Не следует проводить поспешных, неподготовленных переговоров. Начинайте деловые контакты, только имея разработанную политику и тактику переговоров.

Распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы служат основанием для проведения соответствующей работы и осуществления необходимых расчетов по ней.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Приказ должен иметь номер, дату, подпись руководителя. Регистрация приказов производится в специальном журнале “Приказы”, имеющем разделы “приказы производственные” и “приказы по личному составу”. Нумерация этих видов приказов должна вестись раздельно.

Производственные приказы издаются по вопросам изменений в организации труда, подразделений, ввода новых должностей, утверждения штатов, нормативов оплаты труда и т. п. Текст приказа печатается на бланке, где предусматриваются соответствующие реквизиты. В констатирующей части приказа в качестве его основания может быть указаны те цели и задачи, которые предполагается решить с помощью приказа. В постановляющей части приказа указываются те мероприятия, ради которых издается данный документ.

Приказы по личному составу издаются по всем вопросам изменения статуса работников и размеров выплат им: прием и увольнение, предоставление отпуска, командировка, премирование, повышение в должности, изменение зарплаты, вынесение взыскания и т. д. Только в соответствии с приказом работник предприятия направляется в командировку, получает командировочные, отчитывается за них. Только письменные приказы являются основанием для выплат сотрудникам.

Распоряжение, в отличие от приказа, издается по вопросам, решение которых связано, прежде всего, с административной, а не юридической ответственностью. Поэтому распоряжение может быть отдано в письменной форме руководителем подразделения предприятия. Форма распоряжения подобна форме приказа, но регистрация распоряжений производится отдельно от приказов.

Заявление адресуется должностному лицу, которое имеет юридическое право принимать решение по существу вопроса. Например, при оформлении отпуска требуется заявление. При положительном решении издается приказ о предоставлении отпуска, который направляется бухгалтеру.

У исполнителей могут возникнуть предложения, касающиеся вопросов производства, организации труда и др. Они могут быть высказаны устно или в письменном виде как служебная записка .

В некоторых случаях выполнение приказа задерживается по какой-либо причине или допускаются нарушения. Тогда по требованию руководителя исполнитель пишет объяснительную записку . Оформление их производится аналогично заявлению, однако в качестве заголовка пишется “служебная”, “докладная”, “объяснительная” записка. Например, в случае совершенного прогула прогульщик представляет объяснительную записку с указанием причины прогула. Служебная (объяснительная) записка служит основанием для официального принятия решения руководителем соответствующего подразделения: объявить выговор, сделать замечание, принять другие меры. Наложив взыскание, храните объяснительные записки и приказы о взысканиях – накопив три-четыре взыскания, можете легче избавиться от разгильдяя.

Служебные письма адресуются другим предприятиям, учреждениям и организациям. Например, предприятие-получатель и предприятие-поставщик обмениваются служебными письмами, в которых высказываются запросы и предложения. Обычно служебные письма оформляются на бланках (если их подписывают руководители предприятия) или с проставлением в верхнем левом углу листа штампа данного учреждения. Письмо может быть отправлено почтой, факсом или электронной почтой.

Претензии по качеству или количеству составляются по форме, указанной в договорах или в произвольной форме, но с указанием всех существенных для претензии данных.

Все претензии и другие серьезные деловые и личные письма, которые могут повлечь за собой арбитражные, судебные дела или споры о платежах и т. п., всегда отправляйте заказными письмами. Согласно международным и отечественным правовым установкам, только заказные (registered) письма вручаются под расписку и считаются безусловно врученными адресатам и они не имеют никаких законных оснований утверждать, что они их не получали. Кстати, проследите, чтобы ваш почтальон вручал адресованные вам заказные письма под расписку в книге регистрации заказных писем, а не отдавал их соседям, не бросал в почтовый ящик и т. п., иначе вы можете оказаться в незавидном положении в случае необоснованных претензий к вам, о которых вы узнаете только в суде. Нередко почтальонов не инструктируют как следует или они сами относятся к заказным письмам без должного уважения. В проблемных случаях вы сможете доказать, что письма не получали, если докажете, что крючок в книге регистрации писем – не ваша подпись.

В случае неудовлетворения претензии предприятие-получатель может обратиться в арбитраж или народный суд с соответствующим исковым заявлением. В исковом заявлении предусматриваются такие реквизиты, как адрес суда адреса сторон, проходящих по данному иску, а также существо дела и сумма иска, документы, подтверждающие правомерность иска. Копия его направляется ответчику, который вправе предъявить иск третьему лицу (например, швейная фабрика может предъявить иск поставщикам тканей, необходимых для изготовления продукции).

Договор (соглашение, контракт), протокол согласования, трудовой договор определяют экономические и правовые отношения участвующих в деле сторон. Поэтому обязательными реквизитами договора, протокола согласования и трудового соглашения являются: участники договора (их наименование, адресат, расчетные счета в банке), предмет договора, условия его выполнения, ответственность сторон, порядок рассмотрения спорных вопросов, срок действия и сумма обязательств, подписи сторон, оформляющих данные документы.

Договор заключают как оформление сделки, когда у сторон возникают взаимные обязательства и их невыполнение может преследоваться в судебном порядке.

Протокол согласования (например: цен, сроков, условий, способа поставки, условий выполнения) сам по себе не является документом, влекущим правовые последствия. Если же в нем оговорено, что он является неотъемлемой частью какого-либо договора и на него есть ссылка в договоре, тогда протокол становится частью договора со всеми правовыми последствиями.

Трудовой договор на короткий срок, договор подряда касаются предпринимателя и лиц, вступающих во временные трудовые отношения с ним на условиях оплаты из фонда зарплаты нештатных сотрудников.

Командировочное удостоверение – это документ, удостоверяющий статус командированного лица. Оно служит основанием для выдачи средств, необходимых для выполнения командировочного задания. На обратной стороне этого удостоверения проставляются отметки о прибытии и выбытии командированного лица в пункт (из пункта) назначения. Они заверяются гербовой печатью. Цели командировки могут быть различными, включая обмен опытом, согласование спецификаций, получение каких-либо материалов и т. д.

Если сотрудник должен получить какие-либо материалы, то ему выписывается доверенность.

Доверенность – это документ, удостоверяющий право доверенного лица на получение товарноматериальных ценностей. Подписывается она руководителем и главным бухгалтером предприятия, заверяется гербовой печатью. Получатель расписывается за доверенность, а в самом бланке указываются данные его паспорта и проставляется подпись.

Исходящие документы подписываются руководителем, регистрируются и них снимают копию. Оригинал отправляют адресату, а заверенная копия подшивается в дело.

Перед упаковкой документов в конверты или пакеты проверяют правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается составителем и датируется.

Внутренние документы предприятия создаются по той же схеме, что и исходящие: составляют проект документа, согласовывают его заинтересованными должностными лицами и дорабатывают по их замечаниям; распечатывают окончательный вариант документа и дают на подпись руководителю. Затем регистрируют и размножают в нужном количестве экземпляров. Копии документа заверяют и передают в подразделения исполнителям под расписку. Оригинал документа подшивают в дело.

Некоторые руководители поручают секретарям определять важность поступающей корреспонденции и распределять ее исполнителям. Более того, иногда дают указания типа: “Всю рекламу – в корзину! ” Но даже секретари со стажем просто не в состоянии порой понять (и никогда не поймут!) необходимость той или иной поступившей информации для руководителей, не умеют отличить рекламу от делового предложения и в результате руководители не отлавливают важнейшие, а то и критические для предприятия сообщения. Руководителю целесообразно самому просматривать входящую почту за исключением адресованной конкретным сотрудникам и в бухгалтерию.

Нередко на столе у руководителей скапливаются груды документов, которыми все некогда заняться. Если нужно проработать документ, то делайте это сразу по получении и полностью, чтобы больше к нему не возвращаться. Чем дольше документы ждут на вашем столе, тем быстрее растет количество нерешенных вопросов.

Просмотрите бумаги и разложите их по стопкам: “Срочно” и “Не срочно”. Просмотрите документы в стопке “Срочно” еще раз, но с иной точки зрения: что может произойти, если вы отложите его на завтра. (Потеряете ли выгодный заказ? Развалится фирма?) Решите: что действительно срочно, что – нет, а что – не просто срочно, а чрезвычайно срочно. Только после этого принимайтесь за проработку документов.

Регистрация документов

Регистрация документов – проставление на нем номера и даты с последующей записью сведений о документе в регистрационных журналах или картотеках.

Регистрация документов необходима:

♦ для учета количества документов;

♦ для контроля сохранности документов;

♦ для контроля исполнения документов;

♦ для поиска документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования – входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов (присвоение номера) должна быть однократной. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое фиксируется лишь дата передачи.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно. Регистрационный номер входящих и исходящих документов включает:

♦ порядковый номер;

♦ номер по перечню групп.

Например: 306/02-11, где 306 – порядковый регистрационный номер; 02-11 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав номера могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов подразделений, вопросов деятельности и т. д.

Внутренние документы при регистрации делят на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т. д.

Порядковые регистрационные номера присваивают документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяют простую порядковую нумерацию, например: приказ № 57, протокол № 6, акт № 12.

Регистрационные порядковые номера присваивают входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. С нового года начинают новую нумерацию.

В качестве регистрационной базы данных используют регистрационные журналы, регистрационно-контрольные карточки и компьютерные базы. Журналы удобны при небольшом количестве регистрируемых документов, но необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.

Регистрационно-контрольные карточки позволяют более оперативно вести поиск и осуществлять контроль исполнения документов. Они печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку. Один экземпляр карточки передают вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться.

Компьютерные базы данных обычно дублируют журнальный или карточный учет и обеспечивают более быстрый поиск, сортировку, анализ и контроль исполнения.

Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

♦ автор (корреспондент);

♦ название документа;

♦ дата документа;

♦ индекс документа;

♦ дата поступления документа (для входящих документов);

♦ индекс поступления документа (для входящих документов);

♦ заголовок документа или его краткое содержание;

♦ резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

♦ срок исполнения;

♦ отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

♦ номер дела;

♦ исполнители;

♦ расписка исполнителя в получении документа;

♦ ход исполнения;

♦ приложения и др.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:

♦ поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами – даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;

♦ когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Храните документы долго

Документы могут теряться и в учреждениях, и в налоговой инспекции, и в фирмах, поэтому для защиты своих прав лучше хранить все документы всю жизнь. Обязательно храните все счета, извещения, квитанции и любые бумажки, подтверждающие оплату любых расходов, налогов, получение денег и документов.

Те документы, которые отдаете кому-либо, копируйте. Этим обеспечиваете дублирование информации и возможность обсуждать ее по телефону с тем, кому она передана, без личных встреч.

Оплату налогов сверяйте с данными учета у бухгалтера налоговой инспекции. Если через 2—3 года инспектор вдруг заявит, что платеж не получен и потребует оплаты пени, вы предъявите копии, чтобы доказать своевременность платежей. Кстати, инспекция может высказать претензии только за 3 предшествующих года.

Защита от утечки секретов

Утечка информации, которую обычно называют “для служебного пользования”, включает сведения, вредит тактическим интересам, например: срыв заключения или исполнения договора, снижение выгодности сделки, “подставка» под финансовые или иные санкции или потери и т. п.

Утечка секретной информации угрожает стратегическим интересам предприятия и его существованию. С ее помощью можно вызвать конфликт с налоговыми, таможенными и другими государственными органами, причинить ущерб репутации, подорвать финансовую основу предприятия, подвергнуть предприятие шантажу криминальных структур.

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности [15] .

К сведениям, которые могут составлять служебную или коммерческую тайну, законодательство относит следующие [16] :

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. Согласно Федеральному закону от 15 ноября 1997 г. № 143-Ф3 сведения, ставшие известными работнику органа записи актов гражданского состояния в связи с государственной регистрацией акта гражданского состояния, являются персональными данными

Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).

Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).

Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Решение о наличии действительной или потенциальной коммерческой ценности информации, содержание и объем соответствующих сведений определяются предпринимателем самостоятельно по своему усмотрению. Коммерческой тайной могут быть сведения о технологии производства, внедрении изобретений, планах развития и изменения производства, о деловых партнерах, контрактах и т. д.

Не следует пытаться расширить диапазон засекречиваемой информации за счет сведений, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну – эти сведения определяются законодательством.

На предприятии обязательно должен быть письменный приказ руководителя, устанавливающий перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Только в этом случае у вас есть правовые основания для отказа налоговому органу в представлении соответствующей информации. Кроме того, с этим перечнем необходимо знакомить под расписку сотрудников, с которых берется подписка (или обязательство в трудовом договоре) о неразглашении служебной и коммерческой тайны – иначе у вас не будет оснований предъявить им претензии в случае нарушения ими этого обязательства (или подписки).

Руководство предприятия устанавливает степень закрытости служебной информации. Обычно к закрытым или секретным документам, чертежам, планам, схемам, каталогам, справочникам, хранящимся на бумаге, фотографиях, негативах, слайдах, микрофильмах, микрофишах, дискетах, компакт-дисках, жестких дисках) относят документы и сведения не входящие в предмет налогового контроля, которые вы не обязаны предъявлять или сообщать проверяющим [17] :

♦ уставные документы фирмы;

♦ сводные отчеты по финансовой деятельности фирмы;

♦ кредитные договоры с банками;

♦ договоры купли и продажи, начиная от определенной суммы;

♦ сведения о перспективных рынках сбыта, источниках средств или сырья, товарах, о выгодных партнерах;

♦ информация, предоставленная партнерами, за разглашение которой предусмотрены штрафные санкции.

♦ протоколы и соглашения о намерениях совершить определенную сделку (предварительные договоры);

♦ конфиденциальные части договоров и соглашений (рекомендуется оформлять их в виде приложений и хранить отдельно);

♦ планы научно-исследовательской и внедренческой деятельности, программы экономического и социального развития предприятия, проекты осуществления коммерческих мероприятий (за исключением планов финансово-хозяйственной деятельности и доходно-расходных смет);

♦ сведения об изобретениях и новых технологиях, находящихся в стадии разработки или внедрения в производство, а также

объекты интеллектуальной собственности, на которые распространяется правовая защита авторства;

♦ содержание выполняемых работ, имеющих научную, техническую, технологическую или коммерческую новизну;

♦ протоколы заседаний органов управления предприятием, содержащие конфиденциальную информацию о коммерческих перспективах, предполагаемой стратегии и тактике предпринимательской деятельности (за исключением их резолютивной части).

Коммерческую тайну предприятия и предпринимателя не могут составлять [18] :

♦ учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;

♦ документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

♦ сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РСФСР;

♦ документы о платежеспособности;

♦ сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

♦ документы об уплате налогов и обязательных платежах;

♦ сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;

♦ сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Система мер по защите коммерческих секретов включает [19] :

♦ определение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;

♦ установление сроков секретности;

♦ определение носителей секретной информации: (сотрудников, документы, изделия, материалы, технические средства хранения, обработки, тиражирования и передачи информации, физические излучения);

♦ установить зоны и время материализации коммерческой тайны в носителях информации (места и время работы, переговоров, ярмарок, выставок, совещаний и т. д.);

♦ разработать схему работ с конкретными сведениями, материализованными в конкретных носителях, с привязкой этих защитных мероприятий к месту и времени.

Каждый сотрудник независимо от своего служебного положения или степени родства с руководителем фирмы должен владеть только той информацией, которая ему необходима для работы.

Круг лиц, причастных к коммерческим тайнам предприятия, должен быть максимально сужен.

Воспитать из сотрудников настоящих патриотов фирмы руководитель может, грамотно применяя систему материальных и моральных стимулов, придерживаясь психологически выверенной линии поведения. Хорошо если над подходами к решению этой задачи поработают специалисты.

Сотрудник, занятый деловыми бумагами фирмы, должен быть доверенным лицом. Его обязанность – организовать работу с документами, содержащими важную информацию, так, чтобы исключить ее утечку на всех этапах – от подготовки текстов до учета и хранения поступающих и исходящих телеграмм, писем, образцов и т. п. Расходы, связанные с организацией специального делопроизводства, как правило, быстро окупаются. Идите на них, не задумываясь, помня о том, что зарплата делопроизводителя – залог его преданности вашему бизнесу.

Если сотрудник, курирующий вашу канцелярию, недостаточно опытен, напомните ему о необходимости ведения специального журнала учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих конфиденциальную информацию. С помощью такого журнала вы сможете периодически проводить инвентаризацию и своевременно уничтожить бумаги, потерявшие для вас (но не для ваших конкурентов) всякий интерес.

Для предотвращения несанкционированного вторжения в компьютерные базы данных каждый из сотрудников фирмы должен иметь личный пароль, позволяющий пользоваться лишь той информацией, которая имеет отношение к его служебным обязанностям.

Установите систему ограничений на использование открытых каналов связи для передачи конфиденциальных сведений. Под открытыми каналами имеются в виду переговоры с реальными и потенциальными партнерами, властями, деловая переписка, предоставление документации компаньонам и контрольным органам, реклама, общение с представителями прессы, государственных органов, общественных организаций.

Утечку конфиденциальной информации предупреждают следующими действиями:

♦ контролировать доступ сотрудников к закрытой документации и к базам данных;

♦ периодически просматривать данные и определять степень их секретности, помня, что любая информация быстро стареет;

♦ не нанимать временных сотрудников, если они по характеру своей работы автоматически получают доступ к конфиденциальной информации;

♦ оборудовать звуконепроницаемые или экранированные помещения для обсуждения важных вопросов, регулярно обследовать такие помещения, проверяя при помощи специальной аппаратуры наличие в них подслушивающих (сканирующих) устройств;

♦ завести специальные конверты (папки), в которых конфиденциальная информация будет циркулировать внутри фирмы;

♦ установить места приема посетителей, никогда не оставлять их одних в офисе и других помещениях фирмы;

♦ не реже раза в неделю обследовать все служебные и подсобные помещения фирмы (включая коридоры и туалеты) для выявления подслушивающих и звукозаписывающих устройств;

♦ упорядочить использование сотрудниками множительной и копировальной техники;

♦ установить аппарат для уничтожения ненужных документов (включая использованную копировальную бумагу от пишущих машинок);

♦ строго придерживаться правила: секретные документы уничтожает лично сотрудник, отвечающий за безопасность фирмы;

♦ использовать для ведения служебных записей только специальные тетради и блокноты, предварительно пронумеровав их;

♦ в конце рабочего дня прятать эти тетради и блокноты в сейф или, на худой конец, – в ящик стола, снабженный надежным замком;

♦ установить персональную ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальной информации с четкой градацией мер дисциплинарного и материального воздействия за ее утечку.

Старайтесь действовать так, чтобы меры по защите информации не шли вразрез с рекламной политикой, не мешали коммерческой деятельности вашей фирмы.

Службе экономической безопасности необходимо включить в программу своих действий следующие элементы стратегии:

♦ установить контроль за деятельностью всех ключевых сотрудников, ошибки которых или нелояльность могут принести ущерб фирме;

♦ прекратить свободный выход информации во внешний мир, оставив право на это лишь отдельным руководителям;

♦ конфиденциальные условия сделок оформлять приложениями к договорам и хранить отдельно;

♦ ограничить перечень данных, передаваемых вовне и степень открытости;

♦ принять меры для защиты от специальных методов конкурентной борьбы;

♦ принять меры для превентивного применения специальных методов конкурентной борьбы раньше конкурентов.

Ниже приведен образец памятки сотрудникам о сохранении коммерческой тайны предприятия [20] .

ПАМЯТКА сотруднику о сохранении коммерческой тайны предприятия

В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его банкротству.

Сотрудник предприятия обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны предприятия, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством.

Коммерческая тайна определяется руководителем предприятия и отражается в “Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия”.

Коммерческая тайна других предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится до сотрудника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.

Порядок обращения со сведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируется “Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия”.

Сотрудник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.

Сотрудник должен знать также, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При участии в работе сторонних организаций сотрудник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть сообщена информация, подлежащая защите.

Запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается как их разглашение и влечет ответственность в соответствии с установленным порядком.

Об утрате или недостаче документов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений сотрудник обязан немедленно сообщить: (должностное лицо или подразделение предприятия).

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать в (подразделение предприятия) все носители коммерческой тайны предприятий (рукописи, черновики, документы, чертежи, магнитные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и т. д.), которые находились в распоряжении сотрудника в связи с выполнением им служебных обязанностей.

Сотрудник обязан по первому требованию (должностное лицо или подразделение предприятия) предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета и хранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах ее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения.

В случае попытки посторонних лиц или организаций, в том числе зарубежных, получить информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия, сотрудник обязан сообщить об этом (должностное лицо или подразделение предприятия)

Обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны предприятия, не ограничивают прав сотрудника на интеллектуальную собственность, в частности, подачи заявки на изобретение, возможное патентование и т. д. Реализация прав сотрудника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным Законом порядком.

Срок действия ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия, определяется администрацией при заключении трудового договора с сотрудником. Об окончании действия ограничений сотрудник уведомляется администрацией в письменной форме.

Согласно ст. 15 КЗоТ РФ, в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей. Ранее было целесообразнее заключать отдельное соглашение о неразглашении коммерческой тайны, теперь можно включить такой пункт в договор с работником. Но если условие о тайне требует подробного изложения, то лучше заключить отдельное соглашение, а в трудовом договоре просто упомянуть об обязательном его соблюдении. Примерное обязательство сотрудника о неразглашении коммерческой тайны приведено ниже.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

о неразглашении коммерческой тайны

Я, (фамилия, имя, отчество), в качестве сотрудника (наименование предприятия), в период трудовых (служебных) отношений с предприятием и в течение (срок) после их окончания обязуюсь:

Не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, которые мне будут доверены или станут известны по работе (службе).

Не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, без согласия предприятия.

Выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.

В случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения о коммерческой тайне предприятия немедленно сообщить (должностное лицо или подразделение предприятия).

Сохранять коммерческую тайну тех предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия.

Не использовать знание коммерческой тайны предприятия для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию.

В случае моего увольнения все носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, чертежи, магнитные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и пр.), которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы на предприятии, передать (должностное лицо или подразделение предприятия)

Об утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны предприятия, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений немедленно сообщать (должностное лицо или подразделение предприятия).

До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.

Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба предприятию (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.