Порядок и виды учета

Учет заключенных в тюрьме ведется двух видов: персональный и суммарно-статистический.

На каждого заключенного по прибытии его в тюрьму заполняются учетные карточки, предусмотрены с инструкцией, и заводится личное тюремное дело с вложением в него всех документов, на основании которых заключенный принят в тюрьму.

Суммарно-статистический учет ведется по сводной ведомости с указанием в ней общего цифрового количества всех заключенных в тюрьме, с подразделением общего количества заключенных на подследственных, осужденных, кассационных, транзитно-пересыльных и т. д. Этот учет должен отражать на каждый день состав заключенных, содержащихся в тюрьме, с разбивкой их по категориям. По данным этого учета составляются цифровые сводки, статистические сведения и другие отчетные материалы.

Кроме того, учитывается также каждое перемещение заключенных в ходе их движения в тюрьме: перевод в другую камеру, перевод в карцер, вывод на допрос к следователю, вывод на прием к врачу и т. д. Посредством этого учета осуществляется контроль за соблюдением установленной изоляции.

В отношении осужденных заключенных (срочных) для учета сроков содержания в тюрьме, установленных приговором суда, в тюрьмах ведутся специальные картотеки.

При выбытии заключенного из тюрьмы в другую тюрьму или другое место лишения свободы, ни один заключенный не может быть отправлен без личного тюремного дела. Личное тюремное дело вручается конвою в закрытом конверте. К нему прилагается (наклеивается на пакете) открытая оправка, в которой указывается только фамилия, имя и отчество заключенного, в чье распоряжение и куда он следует. В учетно-анкетной карточке делается отметка об убытии заключенного, а сама карточка вкладывается в картотеку «убыли». Таким же образом отмечается выбытие заключенных при освобождений из тюрьмы и в случае смерти.

Побег заключенного из тюрьмы является чрезвычайным происшествием. В случае побега, администрация тюрьмы, в соответствии с приказом НКВД СССР № 00310 от 30 марта 1939 г., должна немедленно принять активные меры розыска в районе побега своими оперативными силами, обращаясь одновременно к содействию органов УТБ и УРКМ, на территории которых находится тюрьма.

Если по истечении 12 часов после побега заключенный не будет задержан, весь следственно-розыскной материал и личное дело заключенного пересылаются начальником тюрьмы начальнику тюремного отдела НКВД/УНКВД, последний по телеграфу доносит в Главное тюремное управление и одновременно высылает розыскное требование.

Объявление во всесоюзный розыск бежавших производится в порядке, установленном вышеуказанным приказом.

В тюрьмах установлен порядок, согласно которому учетно-анкетные карточки хранятся в архиве тюрьмы в течение 25 лет, и только после этого срока они могут быть уничтожены по акту. Для личных тюремных дел заключенных, выбывших из тюрьмы (освобожденных и умерших), установлен десятилетний срок хранения в архиве.