ОФОРМЛЕНИЕ И СТИЛЬ ЛИЧНОГО ПИСЬМА
ОФОРМЛЕНИЕ И СТИЛЬ ЛИЧНОГО ПИСЬМА
Существуют три типа писем, которые необходимо всегда писать от руки, если только вы не вынуждены по какой-либо причине например, из-за травмы печатать на машинке или на компьютере. К таким посланиям относятся:
— письма с выражением соболезнования;
— официальные приглашения и ответы на них;
— благодарственные записки.
Что касается последних, то в случае, когда выражение благодарности является припиской к личному письму, можно отступить от правила и напечатать письмо на машинке, если для вас это более привычно.
Бумага для именного бланка
Бумагу, как и гардероб, следует выбирать сообразно обстоятельствам. Фактура бумаги шероховатая или гладкая зависит только от вашего вкуса. Но одну пачку бумаги хорошего качества, традиционного цвета и формы, предназначенную для писем с выражением соболезнования, ответов на приглашения и т. д. должен иметь каждый. Такие «хорошие» листы вовсе не обязательно должны быть именными, если это покажется вам слишком экстравагантным. Бумагу высокого качества и безупречного вкуса продают все ведущие бумажные компании.
Если листы тонкие (например, для писем-авиа), лучше использовать конверты с цветными полосками, чтобы текст написанного нельзя было прочесть через конверт, или же вкладывать чистый лист между посланием и конвертом. Можно поставить штамп с монограммой или адресом, подходящий по цвету к полоскам на конверте.
Именной бланк мужчины Мужчины обычно предпочитают простой бланк, представляющий собой одинарный листок, размером 7 или 7/4 дюйма на 10 или 10/4[14] дюймов, надписанный наверху по центру обычным шрифтом. Следует указать имя (без обращения), адрес и почтовый код. Номер телефона не обязательно. Такой бланк можно использовать для всех видов корреспонденции как печатной, так и рукописной. Лист нужно сложить три раза и поместить в конверт размером 7 74 или 772 на 4 дюйма. Для светских посланий имеет смысл оттиснуть фамильный герб, если таковой имеется, вверху в центре или в верхнем левом углу листа. Когда герб помещают в левом углу, то адрес и телефон в правом.
Личный именной бланк женщины
Белый, кремовый, светло-голубой, серый или бледно-зеленый подходящие цвета бумаги для официальной корреспонденции, а также для деловых писем. В отношении личных посланий в наши дни нет никаких регламентаций, и женщина может выбрать бумагу с любым рисунком или сочетанием цветов. В центре либо в верхнем левом углу листа можно поместить монограмму, указать инициалы, имя или адрес контрастных тонов или в цвет рамки по краю листа. Чернила должны гармонировать с печатью или тиснением, либо сочетаться с цветом бумаги.
Формат именного бланка меньше, чем для мужского письма, примерно 5 «/2 на 672 дюймов, причем лист может быть как одинарным, так и двойным. Тем, кто предпочитает свои письма печатать, следует покупать одинарные листы, которые можно использовать и для печатного, и для рукописного послания.
На бумаге для официальной светской корреспонденции замужней женщины лучше отпечатать тисненым шрифтом «миссис Вильям Фрост», а не «миссис Мэри Фрост». Что касается неофициальных личных писем, их можно надписывать и просто «Мэри Фрост». Работающая женщина на бумаге для деловой переписки поместит свое имя без обращения «Джейн Отор», а не «миссис Роберт Отор».
Имя незамужней женщины должно быть отпечатано без обращения «Барбара Роджерс». На конверте же ставится обращение «мисс» или, если женщина хочет указать обращение, «Ms». Перед именем разведенной женщины стоит то обращение, которое указано на конверте.
Именные бланки для всех членов семьи
На бланках, которые используют все члены семьи, наверху в центре обычным шрифтом следует оттиснуть или напечатать адрес. Телефонный номер часто проставляют мелким шрифтом под адресом или в верхнем левом углу, когда адрес расположен в центре. Такая бумага очень удобна, если у вас есть загородный дом или пансион, тогда ваши гости тоже смогут ею воспользоваться.
Для записок с выражением благодарности или извинения за отказ от приглашения, а также для самих приглашений очень удобны сложенные листки почтовой бумаги. Они могут быть любого цвета и формы с напечатанными или оттиснутыми инициалами, либо вашим именем, адресом и номером телефона. Если инициалы или имя не проставлены, эти листки может использовать любой член семьи. Размер почтовой бумаги должен быть не менее, чем 372 на 5 дюймов, иначе ее не примут на почте.
Бумага для юного корреспондента
Бумагу для маленьких детей найти легко. Она разлинована, и на ней обычно изображены животные, игрушки, сценки из сказок или детских стихов. Оформление ее может быть самым разнообразным. Такая бумага призвана доставить ребенку удовольствие и дать ему понять, что писать письма приятно, а не обременительно.
Девушки подписывают личные письма только одним именем полным Элизабет или кратким Бетти, но взрослым женщинам этого делать не следует. Если девушка пожелает, то может надписать и свою фамилию.
Существует также бумага, украшенная виньеткой в левом верхнем углу, вдоль левого края либо по периметру; часто это цветы, птицы или даже котята и щенки. Имя или монограмма на такой бумаге не ставятся, а стиль картинки меняется в зависимости от возраста девочки.
Обратный адрес
Несмотря на то что почтовая служба США рекомендует проставлять обратный адрес в верхнем левом углу конверта, при использовании именной бумаги и конвертов это не слишком практично, а если буквы к тому же тисненые то просто невозможно. Поэтому адрес почти всегда печатают на клапане задней стороны конверта. Для немаркированной бумаги очень удобны наклейки с напечатанным адресом. Если адрес уже нанесен на обороте конверта, а вам необходимо, чтобы он был хорошо виден, к примеру, на деловом письме, можете продублировать его на лицевой стороне немаркированного конверта с помощью наклейки.
Печать или тиснение?
Несколько лет назад писчая бумага либо маркировалась тиснением, либо вовсе не маркировалась. Сегодня же стоимость тиснения и возросший объем корреспонденции делового человека в корне изменили эту ситуацию. Если кто-то может себе позволить для официальной переписки иметь запас бумаги с тиснеными инициалами, монограммой или гербом это удобно и красиво. Для обычных же писем и для всех корреспондентов, которые считают бумагу с тиснением слишком дорогой, вполне подходят листы с отпечатанной маркировкой.
Ведущие компании по производству писчей бумаги используют также процесс, называемый термографией, который часто даже заменяет тиснение. Шрифт получается выпуклым, и неопытный глаз не в состоянии отличить такую печать от тисненой. Термография гораздо дешевле тиснения (хотя дороже обычной печати), и предоставляет отличную возможность вести переписку на красивой и качественной бумаге.
Гербы
Геральдика, уходящая корнями в эпоху средневековья, чужда американским традициям. Если же семья привезла свой герб из Европы, и право на него засвидетельствовано в геральдической коллегии, тогда он вполне уместен.
Однако следует помнить, что право на верхнюю часть герба передается исключительно по мужской линии, хотя в некоторых случаях таковым вместе с мужем может воспользоваться и жена. Появление верхней части герба на письме вдовы или незамужней женщины так же абсурдно, как и обращение к ней «эсквайр». Удивительно, что лишь некоторые американцы знакомы с этим правилом геральдики. Вдова не имеет права ставить верхнюю часть герба мужа на своем письме. Она может использовать девиз, помещенный на гербе, изобразив его фрагмент в форме ромба. Можно разделить ромб пополам и разместить девиз с герба мужа в его левой части, а девиз с герба отца в правой. Незамужняя женщина может поместить в ромб герб своего отца, отказавшись от верхней части или девиза.
Печати
Мы уже привыкли к различным видам печатей новогодним, пасхальным, городской общины и т. п. Такие печати помогают распространяющим их организациям собрать средства на благотворительные и общественные нужды. С их помощью можно проще получить сумму, необходимую для того, чтобы поддержать правое дело, и в то же время сделать нашу корреспонденцию более веселой и привлекательной.
Печати не следует ставить на письмах с выражением соболезнования или на официальных приглашениях и ответах на них, однако они уместны на всех видах личной корреспонденции, а также на деловых письмах. Появление на ваших посланиях такой печати привлекает внимание к организации, спонсирующей их распространение, и является свидетельством того, что вы ее поддерживаете, тем самым побуждая и адресатов последовать вашему примеру.
Открытки для неофициальной корреспонденции
Небольшие сложенные открытки, предназначенные для неофициальной корреспонденции, очень удобны в тех случаях, когда вы хотите написать коротенькую записку, для которой, однако, недостаточно места на визитной карточке.
Гладкие белые открытки хорошего качества для неофициальной переписки продаются в любом магазине канцелярских принадлежностей. На них можно выгравировать, напечатать или нанести методом термографии любую надпись по вашему желанию. В левом верхнем углу можете поместить свою монограмму. Ваши визитные карточки должны быть оформлены точно так же, как и открытки для неофициальной корреспонденции.
На официальных встречах визитную карточку нельзя заменить открыткой. Но открытку можно приложить к подарку, написав что-то личное на внутренней страничке.
В соответствии с требованиями почтовой службы конверты должны быть достаточно большими, не менее чем 372 на 5 дюймов. Именно поэтому вместо сложенных открыток теперь все чаще используют сложенные страницы почтовой бумаги.
Форма личного письма
Если лист бумаги или открытка сложены пополам, то короткое письмо принято писать на первой и третьей страничке, оставляя четвертую, или внешнюю, чистой, чтобы написанное нельзя было прочесть через конверт. Более длинное послание можно писать на первой, второй, третьей, четвертой страничках по порядку, либо сначала использовать первую и четвертую, затем развернуть лист и, перевернув его, писать сразу на двух внутренних страничках, как на одной. Последовательность заполнения страничек произвольна, здесь нет определенного правила.
На одинарном листе можно писать с обеих сторон, если только вы не используете бумагу для авиапочты: в этом случае буквы просвечивают, и порой текст бывает трудно разобрать.
На двойном листе почтовой бумаги или на открытке, когда адрес указан в верхней части листа и ничего не изображено в центре, письмо или записку следует начинать на первой страничке, затем, развернув лист, продолжать писать на внутренних страничках сверху вниз, как на одинарном листе. Если в центре первой странички помещены инициалы, имя, какой-либо знак или рисунок, то письмо, которое займет больше половины страницы, начинают писать в верхней половине разворота, а записку в несколько строк размещают в нижней половине. Письмо можно продолжить и на четвертой странице, начав писать от среза листа к его сгибу. Такое написание может показаться перевернутым, но оно позволяет при чтении послания просто сложить лист, не переворачивая его.
Домашний адрес и дата
Для удобства вашего корреспондента обратный адрес следует поместить на бумаге для письма, даже если он уже указан на конверте. Конверт могут выбросить до того, как получатель поймет, что у него нет вашего адреса. Правый верхний угол первой страницы письма обычное место для обратного адреса. Его можно также указать и в нижней левой части страницы сразу после личной подписи. Такое оформление более подходит для делового письма, но используется и для светской корреспонденции, особенно в том случае, если вы посылаете короткое сообщение. После адреса всегда ставят дату.
Искренне ваша, Мэри Свенсон (Миссис Джон Свенсон)
45, Бартон-стрит Расин, Висконсин 19 мая 1992 г.
Если ваш адрес уже отпечатан на бланке тисненым или обычным шрифтом, нужно только проставить дату либо в верхнем правом углу на первой странице письма, либо в конце послания, слева от подписи. Лучше написать «19 мая 1992 г.», чем «19.05.92».
В дружеской записке достаточно указать день недели «четверг», если только такое послание не служит предварительным приглашением на какое-либо мероприятие. Тогда следует написать: «четверг, 9 января». Указывать год не обязательно, это важно только в деловой переписке.
Заключительная часть письма
Очень жаль, что для личных писем и записок в английском языке нет милых концовок, как во французском, этих легких комплиментов, приятно греющих душу. А из английского языка еще в восемнадцатом веке начали удалять все витиеватые обороты; даже последние выражения учтивости «С наилучшими пожеланиями», «На добрую память» быстро исчезают из обихода, оставляя нам краткое, но обрывистое «Искренне Ваш».
Лучшее окончание для официального светского письма «Искренне», «Искренне Ваш».
Фраза «Имею честь оставаться…», с последующим «С уважением» употребляется только в письмах к видным персонам в правительстве, дипломатическом корпусе или к служителям церкви.
Выражения «С почтением» или «С моим почтением» используются очень редко и подходят лишь для самой что ни на есть официальной светской корреспонденции, например, они уместны в письме к президенту Соединенных Штатов, члену правительства, послу, священнослужителю высокого ранга и т. п.
Словами «Неизменно Ваш» можно закончить письмо к не очень близкому другу, особенно если вы давно не встречались.
«Искренне Ваш» в официальных письмах и «С любовью» или «Любящий» в дружеских посланиях наиболее распространенная концовка в наши дни. Между первой и остальными фразами остается пробел. В английском языке нет адекватного термина для выражения чувств более дружеских, чем в первом случае, и менее интимных, чем в двух других. Чтобы заполнить эту нишу, в обращение ввели выражение «Сердечно Ваш».
«Очень тороплюсь, твой…» или: «Заканчиваю, потому что спешу, Ваш…» такая форма завершения письма не так уж плоха, хотя немного грубовата. Тем не менее, она вполне уместна в тех случаях, когда по какой либо причине вы действительно торопитесь, а подписи просто «Ваш…» недостаточно.
Словами «С благодарностью» следует заканчивать письмо только тогда, когда адресат оказал вам какую-то реальную услугу, например, такая концовка уместна в послании к адвокату, мастерски выигравшему ваше дело в суде, или в письме к другу, который ради вас пошел на определенные трудности.
Обычное благодарственное письмо можно закончить любой привычной для вас фразой: «Искренне Ваш», «С любовью», «С горячей любовью», «С искренней привязанностью».