38 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКАЗА

Документы являются неотъемлемой частью хозяйственного оборота предприятия. Их роль состоит в том, что с их помощью реализуются все функции управления: планирование, прогнозирование, корректировка, регулирование, учет и анализ, мотивация. Однако многие предприятия в закупочной деятельности используют документы, введенные еще в прошлые годы (заказ—наряд, различного рода накладные и т. п.). На практике многие из таких документов не соответствуют современным требованиям. Бланк заказа должен быть составлен так, чтобы удовлетворять взаимные требования участвующих в сделке сторон.

Документ по закупочной деятельности (бланк заказа) должен содержать:

1)  название документа. Это необходимо для выделения бланка заказа среди других документов; следует обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку»;

2)  порядковый номер. Он используется в документах, прилагаемых к копии заказа (например, товарно—транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет—фактура и т. п.). По номеру можно быстро найти необходимый документ;

3)  название и адрес компании. Эта информация показывает, с кем ему предстоит взаимодействовать, куда поставлять товар и куда слать счет;

4)  ответственность за заказ. В документе необходимо указать должностное лицо, с которым поставщик может уточнить все вопросы, связанные с заказом. Это поможет поставщику найти конкретного человека для решения своих проблем;

5)  дату, наименование и адрес поставщика. Эта информация необходима для организации учета документов;

6)  сроки поставки и количество поставляемых товаров. Эта информация позволяет составлять графики расчетов и проводить экономические расчеты.

7)  описание товаров. Заказываемые товары должны быть четко определены в бланке заказа на поставку с необходимыми ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию;

8)  адрес поставки. Данная информация необходима тогда, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании;

9)  цену заказа. Во избежание конфликтов в бланке заказа необходимо представить цену товара;

10)  расчетный счет. Для ликвидации финансовых недоразумений необходимо указать свои банковские реквизиты. Количество экземпляров бланков заказа может быть различным. Зарубежные фирмы часто используют четыре экземпляра заказа. Кроме того, для облегчения работы они окрашены в различные цвета. В зависимости от особенностей компании количество цветов и варианты использования экземпляров могут изменяться. Необходимо стремиться к облегчению работы и избегать возможных чисто технических ошибок.