36 ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Закупочная деятельность на предприятии является объектом управления в рамках логистической системы предприятия. При этом управление закупками должно осуществляться специальными службами. Это могут быть одна служба, один человек или целый департамент. Масштабы службы управления закупками зависят от размеров предприятия, от специфики производственного процесса.

Факторы, оказывающие влияние на функции службы закупок в организационной структуре предприятия:

1) доля расходов на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) предприятия;

2) специфика приобретаемой продукции или услуг;

3) сложившаяся ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для предприятия;

4) наличие возможностей для реализации данной функции;

5) задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей предприятия.

Подразделения закупок могут быть организованы централизованно и децентрализовано.

Децентрализованная форма организации закупочной деятельности характеризуется тем, что служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый отдельно для своего отдела. Преимуществом такой формы является то, что снабженец лучше знает потребности отдела, чем кто—либо другой. Кроме того, процесс закупки при таком подходе может осуществляться быстрее.

Централизованная форма организации закупочной деятельности характеризуется тем, что для организации закупок назначается конкретное лицо или создается отдел (служба) с полномочиями делать закупки в интересах всех отделов и служб предприятия. Почти все предприятия, кроме мелких, используют централизованную форму организации закупок.

Преимущества централизованных закупок:

1) простота проведения стандартизации приобретаемых материальных ресурсов или готовой продукции;

2) отсутствие административного дублирования функций; возможность совместного (несколькими отделами предприятия) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой размер заказа;

3) лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

4) развитие профессиональных навыков специалистов по снабжению путем специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования рабочего времени. Специалисты службы снабжения фирмы отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, которые они получают от внутренних потребителей. Такими внутренними потребителями выступают другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется данная продукция. В рамках отдела закупок функции иногда подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации.