35 ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК

Процесс организации закупок на предприятии должен включать в себя следующие этапы.

1.  Этап сбора информации. На данном этапе необходимо изучить каталоги, журналы, справочники, получить информацию о репутации поставщиков, о качестве и ценах на сырье и материалы некоторых поставщиков, выявить их платежеспособность, места расположения складов, из которых осуществляется отгрузка сырья и материалов; произвести сравнение качеств сырья и материалов поставщиков с качеством сырья и материалов, имеющихся на рынке.

2.  Этап анализа собственных потребностей и возможностей поставщиков. В ходе данного этапа следует решить вопрос, все ли сырье и материалы необходимо закупать. Иногда некоторые виды сырья и полуфабрикатов можно изготовить на собственном предприятии.

3.  Этап выбора стратегии закупок. В закупочной деятельности стратегия, как правило, зависит от характера закупаемого сырья, материалов, производимой продукции, типа производства, наличия складских помещений, свободных оборотных средств, сезонности работы фирмы поставщика и производителя.

4.  Определение метода закупок. В ходе данного этапа осуществляются следующие процедуры:

1)  выбор поставщика. На основании рассчитанных выше данных проводится выбор поставщиков. При этом производится анализ стоимости приобретения сырья, материалов, возможных скидок, качества обслуживания, сроков выполнения заказов и т. д. Работа с поставщиками должна осуществляться на основании следующих принципов: необходимо обращаться со своими поставщиками так же, как с покупателями своей продукции; необходимо постоянно проявлять общность взаимных интересов; необходимо знакомить поставщика со своими планами и проблемами; необходимо постоянно быть в курсе его деловых операций;

2)  оформление заказов. Обычно договор с поставщиком оформляется на стандартном бланке, в котором должны быть отражены название документа, порядковый номер, реквизиты покупателя, ответственность и санкции за невыполнение заказа, дата, реквизиты поставщика, сроки поставки и объем поставляемого товара, описание товара, адрес поставки, цены товаров, реквизиты банка;

3)  контроль. Он проводится постоянно или путем выборочных проверок, в результате которых может быть проведена корректировка стратегии;

4)  анализ осуществления стратегии. На данном этапе важно правильно выбрать критерии оценки стратегии и провести сравнительный анализ плановых и фактических показателей стратегии;

5)  этап корректировки. После получения информации о текущем состоянии выполнения стратегии делается корректировка стратегии закупок.